Was ist DIN 5008?

DIN 5008 ist eine vom Institut für Normung festgelegte Regelung für die Anordnung und Darstellung von Elementen in einem Text. Dabei handelt es sich nicht um eine gesetzliche Vorschrift, sondern vielmehr um eine Empfehlung bzw. nationalen Standard für den geschäftlichen Schriftverkehr.

Durch eine Vereinheitlichung der Textdarstellung und -anordnung in einem Dokument sollen die Kommunikation untereinander und das Handling erleichtert werden. Ausdrückliche Empfehlungen, die DIN 5008 auch für Bewerbungen anzuwenden, gibt es nicht.

Wann und wo in der Bewerbung?

Dokumente werden meist im DIN A4 Format eingereicht, so auch Ihre Bewerbungsunterlagen. DIN A4 ist auch eine Normung, die sich zudem im allgemeinen Gebrauch durchgesetzt hat.

In einer Bewerbung wird die DIN 5008 Norm nur beim Anschreiben verwendet. Ihre weiteren Bewerbungsunterlagen wie z.B. Ihr Lebenslauf sollten jedoch generell in Layout und Design übereinstimmen. Dabei bezieht sich die Anwendung der DIN 5008 Norm hauptsächlich auf das Layout bzw. den Aufbau eines Geschäftsbriefes. Die einheitliche Formatierung des Textdokuments sollte jedoch nicht unterschätzt werden, weshalb hier auch noch einmal explizit darauf eingegangen wird.

Im Folgenden beleuchten wir die Anwendung der DIN 5008 beim Bewerbungsschreiben, Ihrem Anschreiben, da dieses typischerweise einem Geschäftsbrief nahekommt.

Vorteile der Verwendung von DIN 5008

Wenn Sie Ihr Anschreiben in einer für Geschäftsbriefe üblichen Norm, der DIN 5008, verfassen, ergeben sich durchaus einige Vorteile für Sie:

  • Nachweis von Grundkenntnissen in der geschäftlichen Kommunikation (wichtig bei Bewerbung für Jobs in administrativen Bereichen),
  • bessere Lesbarkeit für den Empfänger,
  • Erleichterung beim Briefversand (für Briefumschläge mit Fenster),
  • abgespeicherte Formatvorlage kann immer wieder genutzt werden.

Nachteile der Verwendung von DIN 5008

Ein Nachteil ist der Zeitaufwand für die Vorbereitung des Textdokuments, also dessen Formatierung, noch bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Dieser Aufwand lohnt sich jedoch, denn Sie können die Formatvorlage abspeichern und immer wieder verwenden.

Gehen mehrere Bewerbungen bei einem Unternehmen ein, die allesamt nach DIN 5008 erstellt wurden, sticht Ihre Bewerbung unter Umständen nicht mehr hervor.

  • Zeitaufwand
  • Formatvorlage aufwändig zu erstellen
  • Individualität und Kreativität gehen verloren
  • aufgrund der vorgegebenen Formatierung evtl. nicht genügend Platz für eigenen Text

Formatierung eines Textdokuments nach DIN 5008

Wichtig ist, dass alle selbst erstellten Dokumente Ihrer Bewerbung die gleiche Formatierung haben. Das bedeutet, verändern Sie etwas in Ihrem Anschreiben, sollten Sie diese Veränderung auch in allen übrigen Dokumente Ihrer Bewerbung durchführen, damit Ihre Bewerbung ein einheitliches Bild behält.

Folgende Ausführungen und Angaben beziehen sich exemplarisch auf die Erstellung eines Textdokuments in Word. Entsprechende Einstellungsmöglichkeiten finden sich jedoch auch in anderen gängigen Texterstellungsprogrammen wie Google Docs, Open Office Writer oder Libre Office Writer.

Seitenränder

Über das Menü Seitenlayout stellen Sie die Maße für die Ränder ein. Vor allem für den linken Rand hat das den Hintergrund, dass der Text eines Dokuments auch bei Lochung immer noch lesbar sein muss.

Folgende Maße sollten Sie verwenden:

  • Links: 2,5 cm
  • Rechts: 2,0 cm
  • Oben: 2,0 cm
  • Unten: 2,0 cm

Sollte Ihr Text nicht auf eine DIN A4 Seite passen, haben Sie die Möglichkeit, die Seitenränder anzupassen. Bitte unterschreiten Sie dabei folgende Maße nicht:

  • Links: mind. 2,4 cm
  • Rechts: mind. 1,0 cm
  • Oben: mind. 0,5 cm
  • Unten: mind. 0,5 cm

Absatzmarken

Über das Symbol „¶“ in der Menüleiste Ihres Textprogramms schalten Sie die Anzeige der Absatzmarken ein bzw. aus. Hiermit können Sie überprüfen, ob Sie versehentlich zu viele Leerzeilen bzw. Absätze oder Leerzeichen in Ihrem Dokument gesetzt haben.

Leerzeichen werden mit „.“ gekennzeichnet, Leerzeilen bzw. Absätze mit „¶“. Bei Ausdrucken oder Speichern als PDF sind diese Markierungen nicht mehr sichtbar.

Um Platz zu sparen, können Sie Leerräume zwischen Zeilen gleicher Formatierung entfernen lassen.

Textausrichtung

In der Regel werden Sie Ihr Anschreiben linksbündig verfassen. Das bedeutet, dass sich Ihr Text immer am linken Rand ausrichtet und rechts unterschiedliche Ränder entstehen. Das ist ein sogenannter Flatterrand.

Sie können auch im Blocksatz schreiben, dabei wird Ihr Text gleichmäßig zwischen den Seitenrändern ausgerichtet. Beachten Sie jedoch, dass sich hierdurch die Lesbarkeit verschlechtern kann, wenn die Leerräume zwischen einzelnen Wörtern zu groß sind.

Zeilen- und Absatzabstände

Zeilenabstand:
Der Zeilenabstand definiert den Abstand zwischen den Zeilen und soll auf einfach oder 1,5-fach eingestellt sein. Je nachdem wie lang Ihr Text ist, können Sie diese Abstände anpassen, aber bitte einheitlich für den gesamten Text.

Empfohlen nach DIN 5008 ist der einfache Zeilenabstand.

Absätze:
Mit dieser Einstellung legen Sie den Raum zwischen einzelnen Absätzen fest, also wenn Sie Enter drücken und einen neuen Absatz beginnen. In der Regel werden 6 oder 8 Pt verwendet. Diesen Abstand können Sie aber individuell anpassen, da DIN 5008 hier nichts vorschreibt. Achten Sie nur darauf, dass der gesamte Text weiterhin gut lesbar ist.

Tipp: Wenn Ihr Text nicht ganz auf eine DIN A4 Seiten passt, können Sie versuchen, die Absätze manuell auf 4 Pt zu stellen. Dann rückt der gesamte Text etwas mehr zusammen und passt ggf. komplett auf nur eine Seite.

Schriftart und -größe

Schriftart:
Auch hier schreibt DIN 5008 nichts vor. Verwenden Sie leicht lesbare Schriftarten wie Times New Roman, Arial, Georgia oder Verdana. Auf schnörkelige oder verspielte Schriftarten sollten Sie unbedingt verzichten.

Schriftgröße:
Verwenden Sie mindestens eine Schriftgröße von 11 Pt, besser noch 12 Pt. Abhängig von der gewählten Schriftart fallen die Buchstaben mitunter sehr unterschiedlich groß aus.

Hervorhebungen

Einzelne, wichtige Textpassagen können Sie durch folgende Einstellungen hervorheben:

  • Fettung oder Unterstreichung, wegen der schlechteren Lesbarkeit möglichst keine Kursivschrift
  • Einrücken (Tabstopps)
  • Aufzählungszeichen, Nummerierungen

Leerzeilen

Einzelne Textabschnitte oder Textfelder haben eine vorgegebene Anzahl von Zeilen und werden in einem Geschäftsbrief durch Leerzeilen voneinander getrennt. Dabei gibt es nach DIN 5008 genaue Vorgaben zur Anzahl der Leerzeilen. Nähere Informationen zum Aufbau erhalten Sie auch im Abschnitt Aufbau des Anschreibens nach DIN 5008

  • Ihre Kontaktdaten stehen ganz oben, entweder links- oder rechtsbündig. Sie können auch die Kopfzeile verwenden, wenn es sich anbietet.
  • drei Leerzeilen
  • Anschrift des Unternehmens: insgesamt neun Zeilen
    Hier werden auch Vermerke für den Zustelldienst gemacht, wie z.B. Einschreiben oder persönlich. Dafür sind drei Zeilen vorgesehen. Meistens werden nicht alle Zeilen genutzt, diese bleiben dann einfach leer.
    Die eigentliche Empfängeradresse beginnt erst in der vierten Zeile und umfasst sechs Zeilen. Wenn Sie diese nicht brauchen, bleiben auch diese Zeilen einfach leer. Benötigen Sie für die Adresse mehr als sechs Zeilen, können Sie die ersten drei Zeilen für Vermerke mitnutzen.
    Bei mehr als neun Zeilen müssten Sie die Schriftgröße entsprechend verkleinern. Bitte so, dass die Adresse immer noch gut lesbar ist.
  • zwei Leerzeilen
  • Rechtsbündig Ort und Datum.
  • zwei Leerzeilen
  • Betreff. Der Betreff wird gefettet, das Wort Betreff wird übrigens nicht mehr geschrieben.
  • zwei Leerzeilen
  • Anrede
  • eine Leerzeile
  • Haupttext mit Absätzen zur besseren Lesbarkeit
  • eine Leerzeile
  • Grußformel
  • drei Leerzeilen
  • Innerhalb dieser drei Leerzeilen Ihre Unterschrift, handschriftlich oder Ihre eingescannte Unterschrift
  • eine Leerzeile
  • Anlagen

Seitennummerierung

Zur besseren Orientierung innerhalb mehrseitiger Textdokumente verwendet man Seitenzahlen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten der Darstellung. Geläufig ist die Darstellung in der Fußzeile.

Bei einer Bewerbung bietet sich die Verwendung von Seitenzahlen hauptsächlich bei der Erstellung eines mehrseitigen Lebenslaufes an.

Aufbau des Anschreibens nach DIN 5008

Ihr Anschreiben ist wie ein Geschäftsbrief aufgebaut, daher können Sie bei der Erstellung auf die Regelungen nach DIN 5008 zurückgreifen. Es macht immer einen professionellen Eindruck, Dokumente nach DIN-Normen zu erstellen, wenn auch zu Lasten von Kreativität und Individualität.

Absender

Ihre Kontaktdaten bestehen aus Ihrem Namen, Ihrer Anschrift sowie Ihrer Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Sie werden ganz oben links- oder rechtsbündig platziert.

Sie können für Ihre Kontaktdaten auch die Kopfzeile benutzen. Dieses Layout sollte sich dann allerdings auf allen selbsterstellten Dokumenten Ihrer Bewerbung wiederfinden.

Die Darstellung der Telefonnummer erfolgt nach DIN 5008 folgendermaßen:

  • Mobilnummern: 0171 1234567
  • Festnetznummern: 0123 456789
  • Internationale Schreibweise: +49 171 1234567 bzw. +49 123 456789

--- vier Leerzeilen ---

Adressfeld

Für das Adressfeld stehen Ihnen insgesamt 9 Zeilen zur Verfügung. Dabei dienen die ersten 3 Zeilen für Zustellvermerke wie Einschreiben, persönlich oder bei Unzustellbarkeit zurück an Absender.

Die Empfängeradresse beginnen Sie somit in der 4. Zeile, beginnend mit dem Namen des Unternehmens. Diesen können Sie auch fetten. Achten Sie unbedingt auf die korrekte Schreibweise des Unternehmensnamens.

Nachfolgend nennen Sie namentlich den Empfänger, möglichst mit Vor- und Zunamen.

  • Frau Maria Mustermann
  • Herrn Max Mustermann

Nun folgen ggf. noch die Fachabteilung, z.B. Personalabteilung, und die vollständige Postadresse des Unternehmens.

--- zwei Leerzeilen ---

Ort und Datum

Ort und Datum werden rechtsbündig in folgenden möglichen Formaten geschrieben:

  • Ort, Tag.Monat.Jahr, z.B. 01.10.2021
  • Ort, Tag.ausgeschriebener Monat.Jahr, z.B. 01. Oktober 2021
  • Internationale Schreibweise des Datums: Jahr-Monat-Tag, z.B. 2021-10-01

Beim Schreiben des Datums wird vor einstelligen Zahlen eine Null gesetzt.

Auf die Angabe des Ortes kann auch verzichtet werden, wenn er mit dem Ort in Ihren Kontaktdaten übereinstimmt.

--- zwei Leerzeilen ---

Betreff

Den Betreff können Sie in Fettschrift darstellen oder auch farblich hervorheben. Beides ist nach DIN-Norm gültig. Das Wort Betreff wird nicht mehr ausgeschrieben, auch nicht abgekürzt.

Die Länge der Betreffzeile ist abhängig vom Wortumfang, sollte jedoch 2 Zeilen nicht übersteigen. Der Empfänger Ihres Schreibens soll auf den ersten Blick erkennen, worum es sich handelt, deshalb fassen Sie sich möglichst kurz und prägnant.

Die Betreffzeile könnte z.B. lauten:

  • Bewerbung um einen Praktikumsplatz im Marketing ab dem 01.10.2021
  • Bewerbung als Einzelhandelskaufmann/-frau in der Filiale am Potsdamer Platz, Berlin
  • Tagesspiegel vom 01.10.2021
  • Initiativbewerbung als Aushilfskraft bei Unternehmen XY
  • Bewerbung um einen Ausbildungsplatz als Maurer

--- zwei Leerzeilen ---

Anrede

Verwenden Sie möglichst eine persönliche Ansprache statt der allgemeinen Ansprache Sehr geehrte Damen und Herren. So vermitteln Sie den Eindruck, dass Sie sich mit Ihrer Bewerbung und dem Unternehmen auseinandergesetzt haben.

Oftmals werden die Ansprechpartner direkt in der Stellenausschreibung genannt. Sie können auch auf den Internetseiten des Unternehmens nach dem passenden Ansprechpartner suchen. Noch besser ist es allerdings, Sie rufen direkt beim Unternehmen an und lassen sich den Namen des Ansprechpartners geben. So haben Sie bei kleineren Unternehmen möglicherweise schon Pluspunkte gesammelt.

Mögliche Ansprachen wären:

  • Sehr geehrte Frau … / Sehr geehrter Herr …
  • Guten Tag Frau … / Guten Tag Herr …
  • Liebe Frau … / Lieber Herr …
  • Hallo Frau … / Hallo Herr …
  • Werte Damen und Herren
  • Hallo … (Vorname)
  • Liebe … (Vorname) / Lieber … (Vorname)

--- zwei Leerzeile ---

Haupttext

In diesem Teil verfassen Sie den eigentlichen Text Ihres Anschreibens. Welche Möglichkeiten Sie bei der Gestaltung und Formulierung Sie haben, finden Sie im Artikel Bewerbungsschreiben.

Arbeiten Sie mit Absätzen und Hervorhebungen, um den Text leserlich und attraktiv zu gestalten.

--- zwei Leerzeilen ---

Grußformel

Verwenden Sie zum Abschluss eine allgemeine, aber freundliche Grußformel wie z.B.

  • Mit freundlichen Grüßen
  • Mit freundlichen Grüßen aus/nach Berlin
  • Mit freundlichem Gruß
  • Mit freundlichem Gruß aus/nach Berlin
  • Freundliche Grüße
  • Freundliche Grüße aus/nach Berlin
  • Beste Grüße
  • Beste Grüße aus/nach Berlin

--- drei Leerzeilen ---

Ihre Unterschrift

Die Anzahl der Leerzeilen für die Unterschrift ist nicht festgelegt. Empfohlen werden mindestens drei Leerzeilen, höchstens sechs.
Sollte Ihre Unterschrift nicht gut lesbar sein, was übrigens bei vielen Unterschriften der Fall ist, fügen Sie Ihren Namen und Vornamen bei der Erstellung Ihres Schreibens am PC in das Dokument ein und platzieren Ihre handschriftliche Unterschrift darüber.

--- eine Leerzeile ---

Anlagen

Hier können Sie Ihre Anlagen wie Lebenslauf, Motivationsschreiben, Zeugnisse u.ä. namentlich auflisten oder nur das Wort Anlage bzw. Anlagen vermerken. Das ist laut DIN 5008 auch erlaubt. Das Wort Anlagen wird übrigens ohne Doppelpunkt geschrieben.