Wie sieht das ideale Bewerbungsschreiben aus?

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Der erste Eindruck zählt

Der Entwurf des Bewerbungsschreibens benötigt die meiste Zeit bei Ihrer Bewerbung. Denn sollten Sie hier bereits Fehler machen, könnte das Ihr vorzeitiges Aus bedeuten, noch bevor der Personaler Ihre Bewerbung vollständig gelesen hat. Schenken Sie der Erstellung deshalb besondere Aufmerksamkeit und planen Sie genügend Zeit ein. Ein undurchdachtes oder zu oberflächlich verfasstes Bewerbungsschreiben kann Ihre gesamte Bewerbung zunichtemachen.

Das Anschreiben ist quasi das Begleitschreiben Ihrer Bewerbungsmappe. Bei postalischem Versand Ihrer Bewerbung liegt es also nicht in der Bewerbungsmappe, sondern oben auf.

Auch Online Bewerbungen haben ein Anschreiben. Der Text des Anschreibens gehört aber auf keinen Fall in die E-Mail. Das Anschreiben wird als eigenständiges Dokument in der Anlage der E-Mail mitgesendet.

Ein Beispieltext für die E-Mail könnte lauten:

Sehr geehrter Herr …,
ich bewerbe mich um … Meine vollständigen Bewerbungsunterlagen finden Sie in der Anlage.
Sollten Sie Fragen haben, erreichen Sie mich jederzeit gerne unter …
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen.

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bestehen aus: Ihrem Anschreiben, ggf. einem Deckblatt, Ihrem Lebenslauf, ggf. einem Motivationsschreiben, einem Qualifikationsprofil oder einer Projektliste sowie den Anlagen wie Zeugnisse, Zertifikate u.ä.

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Machen Sie nicht den Fehler, Hunderte von Bewerbungen zu schreiben und jeweils nur den Firmennamen auszutauschen. Geschulte Personaler erkennen so etwas auf den ersten Blick und werden Ihre Bewerbung sofort aussortieren.

Manche Unternehmen verwenden auch sogenannte ATS (Applicant Tracking Systeme, Bewerbermanagementsysteme). Diese Software filtert sämtliche Bewerbungen nach vordefinierten Anforderungen und Kriterien und sortiert dann automatisch aus. Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen sorgfältig prüfen, bevor Sie sie absenden.

Bevor Sie mit Ihrem Anschreiben beginnen, beschäftigen Sie sich ausführlich mit dem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle. Besuchen Sie die Webseiten des Unternehmens, recherchieren Sie wichtige Unternehmensdaten und -zahlen. Arbeiten Sie auch die Stellenausschreibung mehrmals gründlich durch. Achten Sie hierbei auf Angaben zu unbedingt erforderlichen Voraussetzungen und Anforderungen an den Bewerber und auf zusätzliche.

Im Anschluss können Sie sich zur besseren Vorbereitung und Einstimmung einige Fragen stellen.

Fragen zum Unternehmen:

  • Was zeichnet dieses Unternehmen aus?
  • Was macht es besonders?
  • Warum möchten Sie unbedingt ein Teil dieses Unternehmens werden?
  • Welche Vorteile hat das Unternehmen durch Sie?
  • Wie können Sie beide voneinander profitieren?

Fragen zur ausgeschriebenen Stelle:

  • Was können Sie über die ausgeschriebene Stelle sagen?
  • Welche Anforderungen und Voraussetzungen erfüllen Sie sofort?
  • Welche Kenntnisse können Sie sich schnell aneignen?
  • Welche Ihrer zusätzlichen Fähig- und Fertigkeiten könnten für diese Stelle nützlich sein?
  • Wie passen Ihre persönlichen Karriereziele zur Position und zum Unternehmen?

Schreiben Sie sich Ihre Antworten möglichst auf. Erkennen Sie Ihre Stärken und formulieren Sie dann Ihr ganz individuelles Anschreiben. In erster Linie geht es immer darum, wie Ihre Persönlichkeit und Ihre Stärken dem Unternehmen nützlich sein können. Das müssen Sie ganz klar und überzeugend herausstellen.

Layout & Format

Ihr Anschreiben sollte maximal eine Seite lang sein und den Personaler mit wenigen, aber aussagekräftigen Sätzen fesseln und auf Sie neugierig machen.

Es ist anzunehmen, dass Unternehmen, die Stellen im administrativen Bereich ausschreiben, eine Bewerbung inkl. Anschreiben erwarten, welche nach DIN 5008 erstellt wurde. Diese DIN-Norm behandelt Schreib- und Gestaltungsregeln für Texte und Informationen und gehört zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich. Sie können Layout und Format Ihres Anschreibens gern an DIN 5008 anlehnen. Das hinterlässt einen sehr professionellen Eindruck, ist aber kein Muss.

Die Hauptsache ist, dass Sie das Anschreiben einheitlich zu Ihren restlichen Bewerbungsunterlagen erstellen und einen positiven Eindruck hinterlassen. Ihr Anschreiben muss den Personaler ermuntern, Ihre gesamte Bewerbung zu lesen.
Bewährt hat sich eine schlichte aber ansprechende Gestaltung, die nicht zu aufdringlich wirkt und den Personaler womöglich visuell überfordert oder gar abschreckt.

Gedeckte Farben oder Schattierungen können angenehm unterstützen.

Wählen Sie gängige, leicht lesbare Schriftarten wie Times New Roman, Arial oder Helvetica in Schriftgröße 12, wobei die Größe auch von der gewählten Schriftart abhängt. Achten Sie dabei auf einen Zeilenabstand, der den Text in ein angenehmes Lesemuster bringt. Üblicherweise verwendet man einen Zeilenabstand von 1 oder auch 1,5.

Schreiben Sie linksbündig oder, wenn es sich anbietet, auch im Blocksatz. Achten Sie auf einheitliche Einzüge, Linien und Abstände.

Wenn Sie viel Text unterzubringen haben, verkleinern Sie den gesamten Text auf Schriftgröße 11 oder auch 10 oder wählen Sie eine andere Schriftart. Sie können auch die Kopf- und Fußzeile nutzen, um z.B. Ihre Kontaktdaten anzugeben oder Anlagen aufzulisten.

Nutzen Sie die Möglichkeit von Fettungen und auch Aufzählungen. Aber auch hier gilt: nicht übertreiben. Zur besseren Orientierung für den Leser unterteilen Sie den Text in thematische Absätze.

Sprache

Vorweg, Duzen oder Siezen?

Welche Form verwendet das Unternehmen in seiner Stellenausschreibung? Spiegeln Sie sie einfach. Wenn der potenzielle Bewerber mit Du angesprochen wird, können Sie auch in der Du-Form antworten. Gleiches gilt dann für die Sie-Form. Wenn Sie sich unsicher sind, wählen Sie ebenfalls die Sie-Form.

  • Ein klarer Sprachstil ist leicht zu verstehen und hinterlässt einen sympathischen Eindruck bei jedem Personaler.
  • Benutzen Sie keine Konjunktive wie würde, könnte, hätte.
  • Vermeiden Sie es auch, in Superlativen (der/die Beste, der/die Schnellste), von Ihrer Person, Ihren Qualifikationen und Erfolgen zu sprechen. Das könnte durchaus überheblich wirken.
  • Ihre Aussagen sollten die Angaben in Ihrem Lebenslauf sinnvoll ergänzen, jedoch nicht wiederholen.
  • Schreiben Sie in der Ich-Form, in einer aktiven Sprache. Passive Aussagen wirken befremdlich, als hätten Sie womöglich weder einen Bezug zu Ihrer eigenen Aussage noch würden Sie sie positiv bewerten. Beispiel: Ich wurde damit betraut, … Besser: Ich übernahm ...
  • Achten Sie darauf, dass Sie keine leeren Worthülsen oder Phrasen verwenden. So etwas lesen Personaler immer häufiger und können sehr gut unterscheiden, wer sich bei seinem Anschreiben wirklich Gedanken gemacht hat.
  • Bilden Sie keine Schachtel- oder Wurmsätze, die sich der Personaler mehrmals durchlesen muss, um zu verstehen, was Sie eigentlich sagen möchten.
  • Achten Sie unbedingt auf Rechtschreibung und Grammatik! Fallen schon beim ersten Lesen gravierende Fehler ins Auge, wird der Personaler Ihre gesamte Bewerbung womöglich sofort aussortieren.

Aufbau & Inhalt

Jedes Anschreiben folgt aus Gründen der besseren Orientierung und Lesbarkeit einer klaren Struktur und baut sich folgendermaßen auf:

  • Briefkopf
  • Anrede
  • Einleitung
  • Hauptteil
  • Schlusswort
  • Grußformel und Unterschrift
  • Anlagen

Im Anschreiben klären Sie kurz und prägnant folgende Fragen und Sachverhalte.

  • Wie habe ich von der Stelle erfahren?
  • Wer bin ich und wie kann das Unternehmen von mir profitieren?
  • Was sind meine Qualitäten und meine Soft Skills?
  • Welche Erfolge kann ich vorweisen und wie nutzen diese dem Unternehmen?
  • Mit welchen besonderen Fähigkeiten kann ich punkten?
  • Was ist mein Alleinstellungsmerkmal?

Stellen Sie grundsätzlich immer einen Jobbezug her und nutzen Sie auch die Aussagen der Stellenbeschreibung.

Schaffen Sie eine Verbindung zum Unternehmen und zur Stelle. Erwecken Sie nicht den Eindruck, als hätten Sie bei mehreren Bewerbungen einfach nur den Unternehmensnamen ausgetauscht. Formulieren Sie jeden Satz, als hätten Sie ihn nur für dieses Unternehmen geschrieben.

Briefkopf

Der Briefkopf wird wie ein Geschäftsbrief gestaltet und enthält Ihre persönlichen Kontaktdaten sowie die des Unternehmens.

Geben Sie hier Ihren vollständigen Namen, Ihre Anschrift und Kontaktmöglichkeiten an (Telefon, E-Mail). Ort und Datum finden hier ebenfalls Platz. Verwenden Sie immer ein aktuelles Datum und achten Sie darauf, dass dieses in allen anderen individuell erstellten Dokumenten Ihrer Bewerbung immer gleich ist.

Die Adresse des Unternehmens, bei dem Sie sich bewerben, sollte äußerst sorgfältig geprüft werden. Hier dürfen keine Schreib- oder Flüchtigkeitsfehler entstehen. Das hinterlässt einen unprofessionellen Eindruck. Vergleichen Sie deshalb noch einmal die Angaben in Ihrem Anschreiben mit denen in der Stellenausschreibung.

Geben Sie direkt unter dem Unternehmensnamen auch den Namen des Ansprechpartners für Ihre Bewerbung an, beginnend mit Herrn oder Frau. Häufig wird dieser in Stellenausschreibungen direkt genannt.

Tipp: Ausgehend von der Annahme, dass Unternehmen ihre Webseiten aktuell halten, können Sie hier nach dem richtigen Ansprechpartner suchen. Es macht einen guten Eindruck, wenn Sie den Verantwortlichen direkt ansprechen.

Den Abschluss des Briefkopfes bildet die Betreffzeile. Sie scheint ein unwichtiges Detail zu sein, dabei ist sie das Erste, was dem Empfänger Ihrer Bewerbung ins Auge fällt.

In der Betreffzeile sagen Sie, worum es geht. Das Wort Betreff wird übrigens nicht mitgeschrieben. Sie bildet damit quasi die Einleitung Ihrer Bewerbung und erleichtert die Ein- und Zuordnung. Gerade in großen Unternehmen werden häufig mehrere Stellen in unterschiedlichen Abteilungen gleichzeitig ausgeschrieben.

Wählen Sie aussagekräftige Formulierungen, die sofort erkennen lassen auf welche Stelle oder um welche Position Sie sich bewerben. Auch gilt, kurz und prägnant.

Manche Stellenausschreibungen haben auch eine Referenznummer, die Sie hier dann angeben müssen. Bei Initiativbewerbungen fällt diese natürlich weg.

Nennen Sie unbedingt die Stellenbezeichnung des Unternehmens her. Bewerben Sie sich also z. B. nicht als Financial Accountant, wenn das Unternehmen die Stelle eines Finanzbuchhalters ausschreibt.

Die Betreffzeile besteht aus einer oder maximal zwei Zeilen, wobei die zweite Zeile die Bezugszeile bildet. Die erste Zeile wird immer durch Schriftart und -größe vom Rest des Textes hervorgehoben. In der zweiten Zeile können Sie z. B. Ort und Datum der Stellenanzeige angeben. Diese Zeile wird kleiner geschrieben als die erste und dient nur der Angabe weiteren Informationen. Viele Unternehmen nutzen mehrere Medien und Kanäle für ihr Recruiting, weshalb die interne Orientierung dann leichter fällt.

Anrede

Sie sollten immer die persönliche Ansprache wählen. Diese lautet: „Sehr geehrte Frau xy“ oder „Sehr geehrter Herr xy“. Achten Sie dabei unbedingt auf die korrekte Schreibeweise des Namens.

Aus Gründen der Höflichkeit wird bei mehreren Ansprechpartnern die Frau immer zuerst genannt. Dies gilt jedoch nicht bei unterschiedlichen Positionen im Unternehmen. Derjenige mit der höheren Position wird immer zuerst genannt, egal ob Mann oder Frau.

Ist Ihnen der Ansprechpartner im Unternehmen nicht bekannt, nutzen Sie die allgemeine Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“. Abhängig vom Unternehmen, können Sie auch andere Grußformeln der Anrede verwenden wie „Guten Tag“, „Hallo“ oder in der gehobenen Variante „Sehr verehrte Damen und Herren“.

Einleitung

Der erste Satz Ihrer Einleitung soll zeigen, wer Sie sind und sofort auf Sie als Person neugierig machen.

  • Was begeistert Sie?
  • Was macht Sie aus?
  • Welche Karriereziele verfolgen Sie, und wie passen diese mit dem Unternehmen zusammen?
  • Wie können Sie beide voneinander profitieren?

Hier begründen Sie Ihre ganz persönliche Motivation und schaffen eine erste Verbindung zwischen Ihnen und dem Unternehmen.

  • Warum wollen Sie unbedingt in diesem Unternehmen arbeiten?
  • Warum wollen Sie ein Teil des Teams werden?
  • Was begeistert Sie an diesem Unternehmen?

Nutzen Sie keine abgedroschenen Phrasen, das schreckt unwillkürlich ab. Zeigen Sie stattdessen, dass Sie sich mit dem Unternehmen beschäftigt haben. Zitieren Sie veröffentlichte Interviews oder besondere Verdienste, aktuelle Trends und Zahlen oder herausragende Produkte des Unternehmens.

Gab es vielleicht schon vorher Kontakt auf einer Messe oder Gespräche mit Recruitern? Prima, beziehen Sie sich darauf.

Es muss innerhalb der ersten Zeilen deutlich werden, welche Stärken Sie haben und welchen Mehrwert Sie für das Unternehmen bieten.

Hauptteil

Zeigen Sie selbstbewusst und kreativ, welche Kompetenzen Sie haben und warum Sie die optimale Besetzung für die Stelle sind. Schaffen Sie starke Argumente, die den Personaler überzeugen, Sie näher kennenlernen zu wollen und zu einem Gespräch einzuladen.

Gehen Sie auf Ihre Qualifikationen und auch auf Ihre Berufserfahrungen ein. Welche Anforderungen des Unternehmens treffen Sie damit? Nehmen Sie auch Bezug auf relevante Stationen in Ihren Lebenslauf. Ergänzen Sie diese, ohne sie jedoch wortwörtlich zu wiederholen.

Haben Sie in früheren Positionen bereits erfolgreich Projekte abgewickelt? Nennen Sie gerne Zahlen und Fakten, die Ihre Erfolge belegen, ohne zu übertreiben oder Ihre Verschwiegenheitsverpflichtung zu verletzen.

Sie können Ihre relevanten Qualifikationen und Fähigkeiten auch als kurze Listen darstellen. Das lockert das gesamte Anschreiben auf und zieht die Aufmerksamkeit des Personalers auf sich. Individualität macht immer Eindruck und bleibt im Gedächtnis.

Beschreiben Sie hier auch glaubhaft Ihre Karriereziele in Bezug auf die ausgeschriebene Stelle.

  • Wie können Sie Ihr Know-how in das Unternehmen einbringen?
  • Welche neuen beruflichen Herausforderungen sind mit der Stelle verbunden?

Personaler sehen es gern, wenn Sie konkrete Ziele zusammen mit dem Unternehmen verfolgen. Das kann eine Langfristigkeit in der Zusammenarbeit betonen. Wie kann das Unternehmen dabei von Ihnen profitieren? Finden Sie anschauliche und überzeugende Beispiele.

Welche Soft Skills haben Sie, die Sie herausstellen können?

  • Teamfähigkeit, Motivation, Führungskompetenzen
  • Kritikfähigkeit, soziale Kompetenz, Kommunikationsfähigkeit
  • Stressresistenz, Belastbarkeit
  • Durchsetzungsvermögen, Ausdauer
  • Kritikfähigkeit, Konfliktfähigkeit
  • Lernbereitschaft, schnelle Auffassungsgabe, rhetorische Fähigkeiten
  • Organisationstalent, Flexibilität
  • Analytisches Denkvermögen, Affinität zu Zahlen, Planungsstärken
  • Verantwortungsbewusstsein, Selbstdisziplin
  • Hilfsbereitschaft, Offenheit, Eigeninitiative

Aber Achtung. Es geht nicht darum, möglichst viele Soft Skills aufzuzählen, sondern nachvollziehbar und vor allem glaubhaft Ihre Kompetenzen darzulegen. Vor allem die, welche für die ausgeschriebene Stelle relevant sind. Wählen Sie daher zwei bis drei Ihrer Soft Skills aus, die einen Bezug zur Stellenanzeige haben und dort vielleicht sogar namentlich genannt werden. Belegen Sie diese mit konkreten Beispielen.

Schluss

Jedes Finale braucht einen Höhepunkt, so auch Ihr Anschreiben. Verfallen Sie jetzt nicht in den Konjunktiv und schreiben Sätze wie: „Ich würde mich freuen, …“ oder „Gerne würde ich …“. Diese Formulierungen lassen Sie unsicher und zögerlich wirken. Sie haben in Ihrem gesamten Anschreiben dargelegt, warum Sie die optimale Besetzung der Stelle sind. Ihr Schlusssatz sollte ebenso selbstbewusst und zuversichtlich formuliert werden, ohne dabei arrogant zu wirken.

Wenn möglich, bauen Sie einen Call-to-action ein. Damit meint man einen Handlungsaufruf, Sie zu kontaktieren. Es funktioniert.

Beispiele könnten sein:

  • Ich freue mich auf Ihre positive Rückmeldung.
  • Habe ich Ihr Interesse geweckt? Dann freue ich mich auf ein persönliches Kennenlernen.
  • Ich freue mich über eine Gelegenheit, mich persönlich mit Ihnen auszutauschen. Rufen Sie mich doch gleich an 0123 456789.
  • Falls Sie noch Fragen haben, stehe ich Ihnen jederzeit gern telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung.
  • Gern überzeuge ich Sie in einem persönlichen Kennenlerngespräch.
  • In einem persönlichen Gespräch lässt sich Vieles leichter besprechen, deshalb freue ich mich über Ihre Einladung.

Nur wenn in der Stellenanzeige explizit nach Ihren Gehaltsvorstellungen und Kündigungsfristen gefragt wird, sollten Sie diese auch benennen. Ignorieren Sie es nicht, das könnte den Eindruck erwecken, Sie wüssten nicht was Sie wollen oder wollten etwas verschweigen.

  • Wie lang ist Ihre Kündigungsfrist?
  • Ab wann stehen Sie frühestens zur Verfügung?

Bei befristeten Arbeitsverhältnissen, Schülern oder Studenten sind diese Daten relativ einfach zu benennen. Bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis finden Sie die Angaben zu Ihrer Kündigungsfrist immer in Ihrem Arbeitsvertrag. Schauen Sie sicherheitshalber immer noch einmal nach.

Gehaltsvorstellungen werden immer als Jahres-Bruttogehalt angegeben. Dabei sollten Sie nicht mehr als ca. 20% Ihres aktuellen Gehalts aufschlagen und möglichst eine konkrete Zahl benennen. Eine gute Orientierung bieten Gehaltsrechner aus dem Internet, die für alle gängigen Berufe einen groben Überblick geben und oft regelmäßig aktualisiert werden.

Ausbildungsbetriebe richten sich generell nach den Angaben der IHK oder der Handwerkskammer und haben relativ feste Ausbildungsgehälter oder Lehrlingsgelder.

Grußformel und Unterschrift

Ihr Anschreiben endet ganz formal mit einer Grußformel.

Dabei können Sie klassischerweise folgende Formulierungen verwenden:

  • Mit freundlichen Grüßen
  • Mit besten Grüßen
  • Besten Dank
  • Vielen Dank
  • Danke für Ihre Zeit

Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass alle Ihre Angaben und Aussagen der Wahrheit entsprechen. Unterschreiben Sie bitte immer im Original mit einem blauen Füller oder Kugelschreiber. Sollten Sie Ihre Bewerbung Online versenden, drucken Sie das Anschreiben aus, unterschreiben und scannen es als PDF-Dokument ein. Generell sollten alle Anlagen einer Bewerbung im PDF-Format versendet werden.

Sie können Ihre Unterschrift auch einmal einscannen und in das Dokument einfügen. Achten Sie in dem Fall bitte darauf, dass das eingefügte Objekt keine Ränder oder Schatten wirft.

Anlagen

Der Vollständigkeit halber noch ein Wort zu den Anlagen Ihrer Bewerbung.

Jeder Personaler freut sich darüber, aber heutzutage ist ein Anlagenverzeichnis kein Muss mehr. Ein Personaler kann so einfach besser prüfen, ob Ihre Bewerbungsunterlagen vollständig sind. Außerdem ermöglicht es ihm eine leichtere Orientierung.

Bei Schülern, Studenten, Berufsanfängern sind es eh nur wenige Anlagen, die es nicht lohnt, aufzulisten.

Wenn Sie also ein Anlagenverzeichnis einfügen wollen, beachten Sie bitte Folgendes: Alle Anlagen, die Sie aufführen, müssen Sie auch mitschicken. Am besten fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen dann ein extra Dokument mit den Anlagen bei.

Viel wichtiger ist es, gerade vor dem Hintergrund der Online-Bewerbungen, dass Sie alle Ihren Dokumenten kennzeichnen und ihnen einen eindeutigen Dokumentennamen geben. Zeugnisse, Zertifikate u.ä. fassen Sie in einem PDF-Dokument zusammen. Dabei sollten Sie möglichst nicht mehr als drei bis vier einzelne Dokumente zusammenfassen, um die Dateigröße überschaubar zu halten.

Häufige Fehler

Wenn Sie Ihr Anschreiben fertig gestellt haben, lesen Sie es sich noch einmal in Gänze durch.

  • Sind alle Angaben korrekt?
  • Bauen die einzelnen Abschnitte logisch aufeinander auf?
  • Ergeben die einzelnen Abschnitte in ihrer Gesamtheit einen Sinn? Oder haben Sie den Eindruck, dass etwas aus dem Kontext gerissen wirkt?

Lassen Sie Ihr Anschreiben unbedingt gegenlesen und auf Rechtschreibung und Grammatik prüfen. Häufig fallen Ihnen die kleinen Fehler wie Leerzeichen, Punkte, Tippfehler u.ä. nicht auf.

Auch ein zweiter oder dritter Blick hinsichtlich Verständlichkeit kann nicht schaden. Denken Sie daran, Ihr Anschreiben ist Ihre Eintrittskarte in Ihr Wunschunternehmen.