Kündigungsschreiben: Tipps zu Aufbau & Inhalt

Kündigungen können immer von beiden Seiten erfolgen, vom Arbeitgeber, aber auch vom Arbeitnehmer. Damit eine Kündigung auch wirksam wird, müssen einige Formalitäten eingehalten werden.

Warum selbst kündigen?

Die Gründe für eine eigene Kündigung sind vielfältig. Bedenken Sie jedoch immer, welche Folgen eine Kündigung für Sie haben könnte und prüfen Sie ggf. Konsequenzen.

Sprechen Sie eine Kündigung auch nie vorschnell aus. Eine ordentliche Kündigung behält Ihre Gültigkeit und kann nicht zurückgenommen werden, auch wenn Sie sie vorschnell abgegeben haben und vielleicht bereuen. Anders sieht es bei mündlichen Kündigungen aus. Diese müssen auch nicht zurückgenommen werden, weil sie von Vornherein keine Gültigkeit besessen haben.

Oft fühlen wir uns gerade nach schwierigen Gesprächen mit Kollegen oder Vorgesetzten, Kritik oder Spannungen nahezu gedrängt, das Unternehmen schnellstmöglich zu verlassen. Lassen Sie sich nicht aus einem Gefühl heraus zu einer unüberlegten, vorschnellen Kündigung hinreißen.

Stagnation

Sie kommen bei Ihrem aktuellen Arbeitgeber nicht weiter und treten beruflich auf der Stelle. Gespräche mit Ihrem Arbeitgeber haben nicht die erhoffte Lösung gebracht. Dann ist es Zeit, sich nach einer neuen beruflichen Herausforderung umzuschauen, die auf Ihre Karriereziele passt.

Chance

Sie haben die Chance, sich beruflich zu verändern oder gar aufzusteigen? Ein anderer Job unterstützt Sie in Ihren Karrierezielen noch besser?

Vielleicht haben Sie auch einen guten Job viel dichter an Ihrem Wohnort gefunden. Auch das kann ein Grund für eine Kündigung sein.

Veränderungen im Privatleben

Unser Leben unterliegt ständigen Veränderungen. Schnell ergeben sich Umstände, auf die man auch beruflich reagieren muss.

• Umzug in eine andere Stadt
• Pflege eines Angehörigen
• Elternzeit
• berufliche Umorientierung
• Aufnahme einer Ausbildung oder eines Studiums
• Sabbatical

Gesundheitliche Gründe

Niemand ist davor gefeit, krank zu werden, auch chronisch, oder einen Unfall zu haben. Das Schicksal kann jeden von uns aus dem Nichts treffen. Schnell ist man den beruflichen Anforderungen aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr gewachsen und muss sich umorientieren.

Auch wenn Sie bemerken, dass Ihre Arbeit Sie krank macht, sollten Sie über einen Jobwechsel nachdenken. Ständige Spannungen am Arbeitsplatz oder Überstunden können unsere Gesundheit anschlagen. Spätestens wenn Sie nachts nicht mehr schlafen können oder gesundheitliche Beschwerden auftauchen, müssen Sie handeln.

Fristlose Kündigung durch den Arbeitnehmer

Auch Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, fristlos zu kündigen. Hierfür müssen jedoch triftige, nachweisbare Gründe vorliegen, z.B.:

• fehlende oder verspätete Lohn- und Gehaltszahlungen
• Bedrohungen, Beleidigungen oder körperliche Übergriffe des Arbeitgebers bzw. durch Kollegen
• Missachtung der Arbeitsschutzvorschriften durch den Arbeitgeber
• kriminellen Handlungen des Arbeitgebers und Anstiftung zu diesen

Formulieren Sie bei einer fristlosen Kündigung die Gründe bitte aus. Bedenken Sie, dass Sie einer Nachweispflicht unterliegen.

Wichtiges zur Kündigung

Nur eine kleine Unwissenheit bei der Erstellung und Versendung Ihres Kündigungsschreibens, und Ihre Kündigung ist unwirksam.

Zustellung Ihres Kündigungsschreibens

Kündigungen per E-Mail, Messenger oder Fax sind ungültig. Auch die schnell ausgesprochene Kündigung während eines persönlichen Gesprächs oder Telefonats ist nicht rechtswirksam. Ein Kündigungsschreiben muss immer schriftlich und in Papierform verfasst werden.

Die Zustellung eines Kündigungsschreibens erfolgt immer mittels Einschreiben oder per Bote, damit Sie einen Nachweis über dessen Eingang bei Ihrem Arbeitgeber haben.

Noch besser ist es, Sie vereinbaren einen Termin mit Ihrem Chef und übergeben ihm die Kündigung persönlich. Auch diesen Erhalt sollten Sie sich möglichst schriftlich quittieren lassen. Ein kurzer, handschriftlicher Vermerk mit Datumsangabe auf einer Kopie Ihres Kündigungsschreibens ist ausreichend.

Kündigungsfristen

Auch wenn Sie selbst kündigen, müssen Sie Kündigungsfristen einhalten. Schauen Sie bei Zweifeln noch einmal in Ihren Arbeitsvertrag. Dieser enthält auch immer eine Klausel zu den Kündigungsfristen.

Meistens wird in Arbeitsverträgen auf eine gesetzliche Kündigungsfrist hingewiesen. Diese beträgt vier Wochen zum 15. eines Monats oder zum Ende eines Kalendermonats. Somit wäre Ihr letzter Arbeitstag der 15. oder 28./30./31., je nachdem, wie viele Tage der Monat hat.

Es können individuell auch andere Kündigungsfristen im Arbeitsvertrag vereinbart sein. Prüfen Sie diese, bevor Sie Ihr Kündigungsschreiben aufsetzen.

In der Probezeit gilt eine Kündigungsfrist von vierzehn Tagen. Nach Beendigung der Probezeit, üblicherweise nach sechs Monaten, geht diese in die gesetzliche Kündigungsfrist über, sofern keine anderen Absprachen im Arbeitsvertrag getroffen wurden.

Bei befristeten Arbeitsverträgen arbeiten Sie für einen vorher festgelegten Zeitraum bei Ihrem Arbeitgeber. Deshalb braucht es hier kein extra Kündigungsschreiben, der Arbeitsvertrag endet automatisch. Manchmal gibt es aber auch bei befristeten Arbeitsverträgen besondere Kündigungsklauseln, die eine vorzeitige Kündigung durch den Arbeitnehmer ermöglichen.

Resturlaub

In Ihrem Kündigungsschreiben machen Sie noch keine Aussage zu Ihrem Resturlaubsanspruch, falls einer bestehen sollte. Regelungen hierzu werden erst nach Zugang des Kündigungsschreibens mit dem Arbeitgeber besprochen.

Statt Urlaubstagen können Sie sich Ihren Resturlaubsanspruch auch in Form einer finanziellen Abgeltung auszahlen lassen. Diese Praxis findet sich häufig dann, wenn die Zahl der Resturlaubstage ungewöhnlich hoch ist und/oder über Zeit der Kündigungsfrist hinausgehen würde. Absprachen erfolgen dann immer für den Einzelfall mit Ihrem Arbeitgeber, nachdem dieser Ihre Kündigung akzeptiert hat.

In Ausnahmefällen stellen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter auch frei, auch wenn keine Urlaubstage mehr offen sind.

Durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Ausstattung

Bedenken Sie, dass Sie bei einer Kündigung sämtliche zur Verfügung gestellte Ausstattung an Ihren Arbeitgeber zurückgeben müssen.

Dies kann z.B. sein:

• Arbeitskleidung: Uniformen, Betriebs- und Sicherheitskleidung, Accessoires
• Arbeitsmaterialien: sämtliche Unterlagen, auch Büro- und Ordnungsmaterialien
• Betriebliche Ausstattung: Handy, Laptop, Firmenwagen
• Zugang zu Vergünstigungen: Fahrkarten für Öffentliche Verkehrsmittel, Mitgliedschaften in Fitnessclubs o.ä.

Zugänge zu Betriebsinterna

Nachdem Ihre Kündigung wirksam ist, kann Ihr Arbeitgeber aus Sicherheitsgründen eine sofortige Sperre Ihres Zugangs zum Firmenserver und Ihren E-Mails veranlassen. Sichern Sie deshalb evtl. vorhandene private Daten von Ihrem PC.

Auch der Zutritt zu allen oder nur bestimmten Büroräumen kann Ihnen verwehrt werden.

Kündigung aus Krankschreibung heraus

Auch wenn Sie krankgeschrieben sind, können Sie selbst kündigen. Dadurch verändern sich die Kündigungsfristen nicht.

Sperren durch das Arbeitsamt?

Wenn Sie von sich aus kündigen, sperrt Sie das Arbeitsamt für gewöhnlich 3 Monate. Es gibt aber auch Ausnahmen, wenn Sie einen triftigen Grund für Ihre Kündigung finden, z.B.

• Mobbing,
• psychische oder physische Übergriffe am Arbeitsplatz,
• Umzug Ihres Partners in einen anderen Wohnort,
• Unfälle oder
• Pflege eines Angehörigen.

Bedenken Sie, dass Sie diese Gründe immer plausibel und ggf. rechtswirksam nachweisen können müssen.

Aufbau & Inhalt des Kündigungsschreibens

Ein Kündigungsschreiben ist grundsätzlich wie ein Geschäftsbrief aufgebaut. Sie können sich auch hier an der DIN 5008 orientieren, welche die geschäftliche Kommunikation regelt.

Briefkopf

Der Briefkopf enthält Ihre Adresse sowie die Anschrift des Unternehmens.

Ihre Adresse:
Das Adressfeld enthält die Anschrift, mit denen Sie bei Ihrem Arbeitgeber bzw. in der Personalabteilung geführt werden:

• Name, Vorname(n)
• Anschrift

Diese Adresse wird verwendet, um Ihnen Ihre (/arbeitszeugnis-formulierungen.htm) und Abschlussbescheinigungen der Lohn- oder Gehaltsabrechnung zukommen zu lassen. Im Falle eines Gerichtsstreits dient sie als Ladeadresse bzw. als Zustelladresse für rechtlichen Schriftverkehr. Achten Sie deshalb darauf, dass sich bei Ihrer Adresse keine Fehler einschleichen.

Anschrift des Unternehmens:
Achten Sie unbedingt auf die korrekte Schreibweise des Unternehmens und dessen Anschrift.
Geben Sie im Anschriftenfeld auch den korrekten Adressaten Ihres Kündigungsschreibens an. Das kann Ihr Vorgesetzter bzw. Chef sein bzw. die Personalabteilung. Beginnen sie die Zeile mit:

• Frau …
• Herrn …
• Personalabteilung

Ort und Datum

Ort und Datum werden rechtsbündig geschrieben und schließen mit dem rechten Seitenrand ab.

Vor allem das Datum kann wichtig werden, um im Streitfall eine fristgerechte Kündigung nachweisen zu können, wenn das Empfangsdatum fraglich ist.

Betreffzeile

Damit Ihr Arbeitgeber gleich weiß, worum es in Ihrem Schreiben geht, verwenden Sie das Wort Kündigung in Ihrer Betreffzeile. Das Wort Betreff wird übrigens nicht mehr ausgeschrieben.

Nennen Sie zur besseren Zuordnung das Datum Ihres Arbeitsvertrages und ggf. Ihre Personalnummer. Letzteres macht vor allem bei großen Unternehmen oder Konzernen Sinn, da die Personalabteilung nicht jeden Mitarbeiter namentlich kennt. Außerdem beugen Sie so Verwechslungen vor, die vor allem bei gleichen oder gleich klingenden Namen schnell passieren können.

Die Betreffzeile wird durch Formatierung hervorgehoben, z.B. Fett- oder Kursivschrift bzw. unterstrichener Text.

Anrede

Ermitteln Sie unbedingt den richtigen Adressaten für Ihre Kündigung. Ihr Kündigungsschreiben muss sich zwingend an die richtige Person richten. Das kann Ihr Vorgesetzter bzw. Chef sein oder die Personalabteilung. Fragen Sie im Zweifelsfall vorher nach.

Achten Sie auch auf eine korrekte Schreibweise des Namens. Flüchtigkeits- oder Tippfehler hinterlassen keinen guten Eindruck.

Du oder Sie? Auch wenn Sie Ihre Kollegen und Vorgesetzten geduzt haben, sollten Sie in Ihrem Kündigungsschreiben die Höflichkeitsform Sie verwenden.

Hauptteil

Der Hauptteil sollte aus Gründen der besseren Lesbarkeit in Absätze untergliedert werden.

Kündigungserklärung
Der Hauptteil Ihres Kündigungsschreibens enthält vor allem Ihre Kündigungserklärung, welche auch gleichzeitig die Einleitung bildet. Das bedeutet, dass Sie unmissverständlich klar machen müssen, dass Sie kündigen wollen.

Für Ihren Arbeitgeber muss klar erkennbar sein, dass Sie das Unternehmen verlassen werden. Verwenden Sie deshalb auch keinen Konjunktiv wie „Ich würde …“ oder „Deshalb habe ich mir gedacht, …“

Ohne diese klare Absichtserklärung könnte die Rechtswirksamkeit Ihrer Kündigung aufgehoben werden, was zur Folge hat, dass Ihr Arbeitgeber die Kündigung nicht akzeptieren muss.

Geben Sie in Ihrem Kündigungsschreiben möglichst auch das Datum Ihres letzten Arbeitstages an. Sollten Sie unsicher sein, welcher Tag das tatsächlich ist, verwenden Sie bitte trotzdem keine Formulierungen wie:

• … zum nächstmöglichen Termin.
• … um frühestmöglichen Zeitpunkt.
• … baldmöglichst.
• … frühestmöglich.
• … so schnell wie möglich.

Beispiele für die Formulierung einer klaren Kündigungsabsicht wären:

• Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag ...
• Ich kündige meinen bestehenden Arbeitsvertrag …
• Hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis …
• Unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist, kündige ich meinen Arbeitsvertrag …
• … ordentlich und fristgerecht zum …
• Das Datum meines letzten Arbeitstages ist der …
• Das Arbeitsverhältnis endet am …

Sie können eine Kündigung auch im Voraus abgeben. Wenn Sie z.B. wissen, dass Sie in vier Monaten eine neue Stelle antreten, können Sie auch jetzt schon kündigen. Geben Sie in diesem Fall unbedingt das konkrete Kündigungsdatum mit an, damit keine Verwirrungen entstehen. Ohne Datumsangabe könnte Ihr Arbeitgeber annehmen, dass Sie zum nächstmöglichen Termin, also z.B. gesetzlich in vier Wochen kündigen möchten.

Ob es angebracht ist, so lange im Voraus anzukündigen, dass Sie das Unternehmen verlassen möchten, sollten Sie gut abwägen.

Begründung
Sie müssen in Ihrem Kündigungsschreiben keine Gründe für Ihre Kündigung angeben. Haben Sie ein gutes Verhältnis zu Ihrem Chef, geben Sie ihm trotzdem einen Hinweis auf Ihre Beweggründe wie:

• aus beruflichen Gründen
• veränderte private Situation
• aus persönlichen Gründen
• aus gesundheitlichen Gründen
• im Bezug auf ein stattgefundenes Personalgesprächs: fehlende Perspektiven, geänderte oder neue Karriereziele etc.

Bleiben Sie sachlich und vermeiden Sie in Ihrem Kündigungsschreiben Kritik oder Vorwürfe. Diese führen in diesem Fall zu nichts außer Frust und Ärger auf beiden Seiten, zumal man sich im Geschäftsleben häufig mehrfach über den Weg laufen kann.

Eingangs- oder Empfangsbestätigung
Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, Ihnen den Zugang Ihres Kündigungsschreibens zu bestätigen. Schon allein aus diesem Grund sollten Sie Ihre Kündigung per Einschreiben oder Boten senden oder bestenfalls persönlich unter Zeugen Ihrem Chef oder dem Ansprechpartner in der Personalabteilung übergeben. Der Grund hierfür ist simple: Eine Kündigung ist eine sogenannte einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung, die erst Gültigkeit bekommt, wenn Sie der Empfänger erhalten hat.

Sollte es zu Rechtsstreitigkeiten kommen, müssen Sie nachweisen, dass Ihre Kündigung auch fristgerecht zugegangen ist. Ausschlaggebend ist hierbei nicht das Datum Ihres Kündigungsschreibens oder des Poststempels, sondern das des Zugangs Ihrer Kündigung bei der richtigen Person.

Bei der gesetzlichen Kündigungsfrist ist Ihr letzter Arbeitstag, ohne bestehende Resturlaubsansprüche, der 15. des Monats oder der 28., 30. oder 31. des Monats. Sollten Sie z.B. aufgrund von bestehenden Resturlaubstagen unsicher sein, welches Ihr letzter Arbeitstag bei Ihrem Arbeitgeber ist, lass Sie sich das Datum schriftlich bestätigen.

Beispielsätze in Ihrem Kündigungsschreiben könnten lauten:

• Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt meiner Kündigung schriftlich.
• Bitte bestätigen Sie mir den Empfang meiner Kündigung und das Datum meines letzten Arbeitstages.
• Ich bitte um schriftliche Bestätigung meiner Kündigung.
• Bitte Bestätigen Sie mir das Datum meines letzten Arbeitstages schriftlich.

Arbeitszeugnisse
Es wird zwischen einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnissen unterschieden.

Bei einem einfachen Arbeitszeugnis macht der Arbeitgeber nur Angaben zum Unternehmen, zur Dauer Ihrer Beschäftigung und zur genauen Position bzw. Tätigkeit. Es wird z.B. bei einer sehr kurzer Beschäftigungsdauer verwendet.

Sie haben immer Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Darin macht der Arbeitgeber neben den Angaben aus dem einfachen Arbeitszeugnis auch Aussagen zu Ihrem Arbeits- und Sozialverhalten sowie detaillierte Angaben zu Ihrer Tätigkeit und zu Ihren Aufgaben.

Verlangen Sie in Ihrem Kündigungsschreiben nur ein einfaches Arbeitszeugnis, erhalten Sie auch ein einfaches und haben später keinen Anspruch mehr auf ein qualifiziertes. Auch wenn Sie in Ihrem Kündigungsschreiben nur ein Arbeitszeugnis verlangen, ist hiermit ein einfaches Arbeitszeugnis gemeint.

Beispielsätze für die Anforderung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses wären:

• Ich bitte Sie um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.
• Bitte stellen Sie mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus.
• Ferner bitte ich um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.
• Bitte senden Sie mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis an oben genannte Adresse.

Danksagung
Eine Danksagung zeugt immer von Respekt. Dabei brauchen Sie gar nicht groß ausschweifen. Ein bis zwei kurze Sätze reichen völlig aus.
Selbst wenn Sie das Unternehmen nicht im Guten verlassen, zeigen Sie mit einer kurzen Danksagung außerordentliche Charakterstärke und Größe. Es reicht auch ein einfacher Satz des Dankes.

Beispielsätze:

• Ich konnte mich in Ihrem Unternehmen beruflich weiterentwickeln. Vielen Dank dafür.
• Ich möchte mich für die gute Zusammenarbeit bedanken.
• An dieser Stelle möchte ich mich bedanken. Ich habe in Ihrem Unternehmen viele Erfahrungen sammeln können, die mich beruflich weiterbringen.
• Ich bedanke mich für die bisherige Zusammenarbeit. Ich konnte mich fachlich und persönlich weiterentwickeln.

Zu einem guten Schluss gehören bestenfalls noch Wünsche für die Zukunft des Unternehmens.

• Ich wünsche Ihnen für die Zukunft weiterhin viel Erfolg.
• Für die Zukunft wünsche ich Ihnen alles Gute.
• … und wünsche Ihnen für die Zukunft viel Erfolg und alles Gute.
• … wünsche Ihnen weiterhin alles Gute.

Grußformel

Am besten beenden Sie Ihr Kündigungsschreiben mit einer offiziellen Grußformel. Kündigungsschreiben sind keine Freundschaftsbekundungen, auch wenn man sich im Guten trennt.

Folgende klassischen Grußformeln können Sie verwenden:

• Mit freundlichen Grüßen
• Mit freundlichen Grüßen aus/nach Berlin
• Mit freundlichem Gruß
• Mit freundlichem Gruß aus/nach Berlin
• Freundliche Grüße
• Freundliche Grüße aus/nach Berlin
• Beste Grüße
• Beste Grüße aus/nach Berlin

Unterschrift

Ihr Kündigungsschreiben müssen Sie immer mit Ihrer Original Unterschrift versehen. Nur so erhält es Gültigkeit.
Es reicht auch keine eingescannte Unterschrift, die dann auf dem Ausdruck erscheint. Sie müssen handschriftlich und eigenhändig unterschreiben.

Gestaltung eines Kündigungsschreibens

Ein Kündigungsschreiben wird wie ein Geschäftsbrief aufgesetzt, weshalb Sie hier gut die DIN 5008 anwenden können, welche die grundlegenden Normen für Schreib- und Gestaltungsregeln in der Text- und Informationsverarbeitung definiert.

Grundsätzlich haben Sie hinsichtlich der Gestaltung Ihres Kündigungsschreibens freie Hand. Nichts desto trotz ist es ein offizielles Schreiben, welches ggf. auch vor einem Gericht Bestand haben muss. Es macht sicherlich keinen guten Eindruck, wenn Sie auffallende Farben und Muster verwenden.

Gestalten Sie Ihr Kündigungsschreiben einfach und sachlich nach den Vorgaben eines Geschäftsbriefes, beachten Sie auch die Einfügung von Leerzeilen oder Texthervorhebungen.

Aufbau des Kündigungsschreibens in aller Kürze:

• Briefkopf mit Ihrer Adresse und der des Unternehmens
• Ort und Datum
• Betreff
• Anrede
• Haupttext
• Grusformel
• Unterschrift

Die Seitenränder stellen Sie auf 2,5 cm links und 2,0 cm rechts ein bzw. je 2,0 cm oben und unten.

Checkliste für Ihr Kündigungsschreiben

Der kleinste Formfehler kann Ihre Kündigung unwirksam machen. Deshalb prüfen Sie zum Abschluss noch einmal, ob Sie an alles gedacht haben:

Zustellung

Das Kündigungsschreiben wird schriftlich in Papierform versendet, nicht per E-Mail, Messenger, Fax oder mündlich im Gespräch oder Telefonat.

Namen und Anschriften

Prüfen Sie, ob Sie Ihre Kontaktdaten vollständig und fehlerfrei geschrieben haben.

Name und Anschrift des Empfängers, also Ihres Arbeitgebers, müssen richtig und fehlerfrei sein. Achten Sie auch auf die korrekte Gesellschaftsform, wie GmbH, GmbH & Co. KG, UG, AG, KG etc.).

Kündigungswille

Haben Sie klar zum Ausdruck gebracht, dass Sie Ihr Arbeitsverhältnis beenden wollen? Oder haben Sie Ihre Kündigung an eine Bedingung geknüpft, dann ist sie in Schwebe und nicht noch nicht rechtswirksam.

Kündigungsfrist

Haben Sie die Kündigungsfrist eingehalten? Bedenken Sie, dass als Datum der Kündigung das Datum der Zustellung gilt, nicht das Datum Ihres Schreibens. Rechnen Sie also den Postweg mit ein. Besser noch, geben Sie bei einer Kurzfristigkeit Ihr Kündigungsschreiben persönlich ab.

Bei Unterschreitung der Frist, kann Ihre Kündigung gerichtlich angefochten werden.

Unterschrift

Sie müssen Ihr Kündigungsschreiben handschriftlich unterschreiben. Ein gedruckter Name oder Ihr Namenskürzel reichen nicht aus.

Empfang

Ein Kündigungsschreiben ist ein empfangsbedürftiges Dokument, das heißt, Sie müssen den Empfang nachweisen können. Denken Sie an den Einlieferungsbeleg oder eine Quittung vom Boten.