Zeugnisse einscannen oder digitalisieren

Was bedeutet "digitalisieren"?

Unter Digitalisierung versteht man im Grunde das Umwandeln analoger Informationen in digitale Formate. Digitale Informationen lassen sich viel schneller verbreiten, teilen und bearbeiten. Die zusätzliche Möglichkeit, Daten gemeinsam zu nutzen, sie auszutauschen und auf sie zuzugreifen, macht die Digitalisierung noch attraktiver.

Und mal ganz ehrlich. Statt dicke Aktenordner oder Fotoalben zu tragen, steckt man sich doch lieber einen kleinen USB-Stick oder eine mobile Festplatte in die Tasche, oder?

Warum ist es wichtig, Bewerbungsunterlagen sorgfältig zu digitalisieren?

Sie wissen nie, mit welchem Betriebssystem und welcher Software (und deren verschiedenen Versionen) das Unternehmen arbeitet. Kann der Personaler Ihre Anhänge nicht öffnen, könnte Ihre E-Mail ziemlich schnell gelöscht oder Ihr Online-Formular ignoriert werden. Kein Personaler wird Sie kontaktieren, um Sie zu bitten, Ihre Bewerbung nochmals mit Anlagen in gängigen Dateiformaten zu senden. Vielmehr werden Sie statt einer Einladung zum Vorstellungsgespräch eine Absage erhalten. Gleiches gilt für Anlagen Ihrer E-Mail, die nicht eindeutig benannt sind und dem Personaler nicht ermöglichen, sich zu orientieren.

In der Regel benötigt Ihre Bewerbung eine einzelne, zusammengefasste Datei mit allen Bewerbungsunterlagen. Manchmal werden aber auch separate Dateien für jedes Dokument verlangt. Achten Sie auf Hinweise in der Stellenausschreibung.

Welches Format soll ich verwenden?

Für Dokumente und Fotos, die als Anlage einer E-Mail mitgesendet werden, gibt es gängige Dateiformate, die nahezu von jedem Benutzer eines PC geöffnet und gelesen werden können. Sogar am Mobiltelefon ist dies bereits möglich.

Versenden Sie bitte niemals Texte oder Tabellen in einem Bearbeitungsformat, also z. B. als Word- oder Excel-Dateien. Sie wissen nicht, mit welchem Textverarbeitungsprogramm der Personaler arbeitet. Womöglich kann er Ihre Datei gar nicht öffnen oder er erhält aufgrund der automatischen Formatierung seines eigenen Programmes ein schlechtes oder überhaupt nicht lesbares Dokument. Ihre ganze Arbeit wäre auf einen Schlag dahin, ohne dass Ihre Bewerbung überhaupt gelesen wurde.

Solche Dateien können sich zudem Makroviren einfangen, weshalb sie von einigen E-Mail-Programmen oder Virenscannern bereits im Vorfeld gelöscht werden.

Das am häufigsten genutzte Format für Dokumente ist PDF. In der Regel benötigt Ihre Bewerbung eine einzelne, zusammengefasste PDF-Datei. In einigen Fällen werden separate Dateien verlangt, die jeweils Ihren Lebenslauf, Ihr Anschreiben oder Ihre Zeugnisse enthalten.

Für Fotos verwendet man übrigens JPEG, JPG, TIFF, BMP oder PNG Dateien, sofern das Bewerbungsfoto extra mitgesendet wird und nicht schon im Lebenslauf integriert ist.

Vermeiden Sie Formate wie HTML, BMP und EPS oder Pack- und Zipp-Programme zum Verkleinern Ihrer Dateien. Nicht jeder Personaler ist ein Freund davon und kann solche Dateien oftmals gar nicht erst öffnen.

Gehen wir näher auf das PDF-Format ein

PDF (Portable Document Format) von Adobe ist ein plattformunabhängiges Dateiformat, welches sich mittlerweile als Standard etabliert hat. Jeder PC und auch Smartphones können dieses Dateiformat öffnen.

Die Originalsoftware von Adobe zum Erstellen von PDFs ist relativ teuer, aber es gibt etliche kostengünstige oder sogar kostenfreie Alternativen zur Erstellung von PDFs, teilweise mit vielen zusätzlichen Features. Einige sind im System Ihres PCs sogar bereits vorinstalliert, z. B. bei Microsoft Office oder Open Office.

Wie erstelle ich ein PDF-Dokument direkt am PC?

Ihr Bewerbungsschreiben, Ihren Lebenslauf sowie ggf. Ihr Motivationsschreiben erstellen Sie für gewöhnlich mit einem Textverarbeitungsprogramm wie z. B. Microsoft Word, OpenOffice oder LibreOffice direkt am PC.

Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre erstellten Textdokumente in das PDF-Format umzuwandeln. Wenn Sie Ihr Textdokument speichern, wählen Sie unter dem Auswahlmenü ‚Speichern unter‘ einfach als Dateiformat PDF aus und benennen Sie Ihr Dokument.

Vermeiden Sie das Speichern im Format PDF/A, dem Format zur Langzeitarchivierung. Es ist für Bewerbungen unnötig und vergrößert nur Ihre Datei.

Es gibt auch etliche kostenfreie Programme, die ausschließlich auf das Erstellen, Bearbeiten und Konvertieren von PDFs ausgerichtet sind. Das kann durchaus hilfreich sein, wenn Sie mehrere Anlagen in einem einzigen PDF-Dokument zusammenfassen möchten.

Welche Möglichkeiten zum Einscannen gibt es?

Dokumente, die nicht aus einem Anwendungsprogramm am PC heraus erstellt werden, müssen Sie einscannen. Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten.

Selbst scannen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Dokumente selbst zu scannen. Vor allem die Vielzahl an Scannern macht einem die Auswahl manchmal nicht einfach. Wir geben Ihnen hier einen kurzen Überblick zur besseren Orientierung.

Dokumentenscanner

Wie der Name schon sagt, können diese Geräte nur scannen. Sie werden oftmals verwendet, wenn regelmäßig eine hohe Anzahl an Dokumenten digitalisiert werden muss. Für den Privatgebrauch machen sie daher weniger Sinn, wenn man nur ab und an etwas einzuscannen hat.

All-in-One-Geräte

In vielen Privathaushalten gibt es bereits sogenannte All-in-One-Geräte, mit welchen Sie drucken, kopieren, scannen und ggf. sogar faxen können. Günstige und relativ gute Geräte bekommen Sie schon ab ca. 60 Euro. Die Bedienung ist in der Regel sehr einfach und intuitiv zu bewältigen. Es liegt aber auch immer eine Bedienungsanleitung, oft als Kurzanleitung, bei.

Meistens wird eine kostenlose Scanner-Software beim Kauf eines Neugerätes mitgeliefert.

Die eingescannten Dokumente speichern Sie im PDF-Format in Ihrem Scan-Ordner oder in einem extra für Bewerbungen angelegten Ordner ab. Die Benennung der für die Bewerbung eingescannten Dokumente erfolgt nach einem einheitlichen Format und ist auch noch nachträglich möglich.

Mobile Scanner

Sie werden auch tragbare Scanner genannt und arbeiten mit unterschiedlichen Techniken.

Ihr größter Vorteil: Sie sind leicht, kompakt und flexibel und damit ideal für kleine Büros oder für unterwegs.

Ihr größter Nachteil: Sie arbeiten meistens mit Akkus, die regelmäßig kontrolliert und aufgeladen werden müssen. Die Qualität der Scans ist auch häufig nicht so gut wie bei Standgeräten.

Worauf sollten Sie beim Scannen achten?

Ziel sollte sein, die bestmögliche Qualität des Scans zu erzielen, aber dabei unerwünschte Details, wie z.B. Verunreinigungen oder Schmierer auf dem Original, auf dem gescannten Dokument verschwinden zu lassen. Einige Einstellungen können Sie meistens direkt am Scanner ändern.

Für das Scannen von Textdokumenten beachten Sie bitte folgendes:

• Wählen Sie Text, Strichzeichnung oder 1 Bit als Vorlage aus. Die Bezeichnungen variieren je nach Scanner-Typ.
• Verwenden Sie schwarz-weiße Scans ohne Graustufen, um einen möglichst großen Kontrast und eine möglichst geringe Dateigröße zu erhalten.
• Passen Sie Helligkeit und Kontrast ggf. noch einmal extra an.
• Auflösung: 150-200 dpi ist ausreichend für Dokumente.

Sie können Ihre eingescannten Dokumente mit einer geeigneten Software auch immer noch nachträglich bearbeiten. So z. B., wenn sie die Ränder noch einmal zuschneiden, Farbe oder Kontrast anpassen oder die Reihenfolge der Seiten innerhalb des Dokuments ändern möchten.

Copyshops

Wer über keinen Scanner verfügt oder sich mit all den technischen Details des Scannens überfordert fühlt, kann Dokumente auch ganz einfach einscannen lassen. Copyshops, Fachgeschäfte für Büromaterialien oder Postfilialen scannen Ihnen gegen eine Gebühr Ihre mitgebrachten Dokumente oder Fotos ein. Die Scans werden auf einem digitalen Speichermedium (CD, USB-Stick, Speicherkarte) im PDF-Format oder als Bilddatei gespeichert.

Scan-Apps

Für Smartphones gibt es bei Google Play oder im App Store immer häufiger Scan-Apps für alle gängigen Betriebssystem. Achten Sie besonders auf Ihre persönlichen Anforderungen an solche Apps, denn es gibt hier große Preis- und auch Qualitätsunterschiede.

Wie benenne ich meine gescannten Dokumente?

Da Sie nicht wissen, wie der Empfänger Ihrer EMail-Bewerbung normalerweise mit angehängten Dokumenten verfährt, müssen Sie bei der Vergabe Ihrer Dateinamen einiges beachten.

Manche Personaler öffnen Anhänge direkt am Bildschirm, um sie zu lesen. Andere wiederum drucken sie aus oder speichern sie gesammelt in einem Verzeichnis oder Ordner. Selbst wenn der Personaler von Ihrer E-Mail und Ihrem (/bewerbungsschreiben.htm) begeistert ist, kann er möglicherweise Ihren Lebenslauf unter den Anlagen nicht finden.

So lautet der erste Tipp, verwenden Sie unbedingt für alle Ihre Anlagen einheitliche Dateinamen.

Heißt bei Ihnen ein Dokument Ihrer Bewerbungsunterlagen zum Beispiel scan12345.pdf, macht das nicht nur einen sehr unprofessionellen Eindruck. Ihre Bewerbung wird womöglich nicht beachtet oder sehr weit nach hinten geschoben. Ihre Dokumentennamen sollten unbedingt Ihren Namen und Vornamen beinhalten, ebenso wie einen Hinweis, um welche Anlage es sich handelt, und möglichst ein Datum. Nur so kann sich der Personaler gut orientieren und ggf. Dateien nach Namen oder Begriffen suchen.

Beispiel: Schulz_Max_Lebenslauf.pdf oder Schulz_Max_Lebenslauf_2021-08-30.pdf

Check vor dem Versand

• Sind alle Dokumente vollständig und gut lesbar?
• Passen Farben, Ränder, Größe, Ausrichtung und Bildelemente?
• Stimmt die Reihenfolge?
• Haben alle Dokumente eine einheitliche Bezeichnung?
• Stimmt die vorgegeben Größe für den Versand? (oftmals sind nicht mehr als 5-10 MB gewünscht) -> notfalls noch einmal verkleinern