Was einfach klingt, hält in der Praxis einige Stolperfallen bereit, sofern gewisse Punkte ausser Acht gelassen werden. Was Sie für ein gelungenes Empfehlungsschreiben beachten müssen und in welchen Bereichen Sie ebenfalls davon profitieren, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist ein Empfehlungsschreiben?
Ein Empfehlungsschreiben dient in erster Linie dazu, Sie als Person für etwas zu empfehlen. Der grosse Vorteil dabei: Es ist individuell geschrieben und mit viel Wohlwollen auf Ihre Person zugeschnitten. Der Empfehlende will Sie also explizit empfehlen, obwohl er nicht dazu verpflichtet ist. Damit bietet es eine hervorragende Möglichkeit, sich im Bewerbungsprozess von anderen Kandidaten abzuheben, indem Sie es in den Anhang Ihrer Bewerbung platzieren. Durch die Betonung Ihrer Soft Skills soll der potenzielle neue Arbeitgeber Vertrauen in Ihre Teamfähigkeit und persönlichen Stärken aufbauen. Während beispielsweise die Erstellung eines Arbeitszeugnisses an strenge gesetzliche Vorgaben gebunden ist, kann ein Empfehlungsschreiben sehr persönlich und menschlich formuliert werden. In Amerika ist das Beilegen eines "Letter of Recommendation" sehr weit verbreitet. In unseren Breitengraden nutzen allerdings nur schätzungsweise 25 Prozent der Bewerber diese Möglichkeit. Noch ein Grund mehr, die Bewerbung mit Ihrem persönlichen «Letter of Recommendation» aufzuwerten.
Empfehlung und Referenz - hier liegen die Unterschiede
Die Begriffe "Empfehlungsschreiben" und "Referenz" werden oft synonym verwendet. Ein Empfehlungsschreiben ist meist an eine bestimmte Person (beispielsweise der potenzielle zukünftige Personalchef) gerichtet und orientiert sich an den Anforderungen der neuen Stelle. Es soll vor allem Ihre individuellen Stärken im zwischenmenschlichen Umgang skizzieren. Bei einem Referenzschreiben liegt der Fokus dagegen mehr auf berufsbezogenen Kenntnissen und bisherigen Tätigkeitsbereichen. Ein Referenzschreiben ist eher allgemein formuliert.
Beide Formen haben Vor - und Nachteile. Ein Referenzschreiben kann immer wieder verwendet werden, da es nicht persönlich adressiert ist. Allerdings ist es nicht auf die Merkmale der neuen Arbeitsstelle bezogen. Das Empfehlungsschreiben setzt genau hier an und stellt dar, warum gerade Sie perfekt für diese Stelle sind. Durch die direkte Ansprache kann es allerdings nicht wieder verwendet werden.
Wofür kann ein Empfehlungsschreiben genutzt werden?
Wie oben bereits erwähnt, eignet sich ein Empfehlungsschreiben hervorragend für die Bewerbung auf eine neue Stelle. Teilweise verlangen Arbeitgeber auch explizit danach. Ein entsprechendes Schreiben unaufgefordert zur Bewerbung zu legen, ist aber sicherlich immer eine gute Idee. Ein wohlwollender Text über Ihre Person kann Ihre Chancen allerdings auch noch in anderen Bereichen erhöhen. Unter anderem in folgenden:
- für ein Stipendium
- als Referenz im freiberuflichen Sektor
- für das Mieten einer neuen Wohnung
- für die Aufnahme an einer Privatschule bzw. Universität
- für eine interne Versetzung oder Beförderung
- für die Zulassung zu einem Auslandssemester oder zur Promotion
- für ein Praktikum in einem internationalen Konzern
- und viele mehr!
Sie sehen: Nicht nur bei einer Jobbewerbung kann Ihnen eine DINA 4 Seite voll mit Ihren Stärken neue Türen eröffnen.
Wer profitiert von einem Empfehlungsschreiben?
Ein persönliches Empfehlungsschreiben ist immer eine gute Idee. Besonders in manchen Lebenslagen oder für bestimmte Berufsgruppen macht es allerdings doppelt Sinn. Vor allem Berufseinsteiger profitieren enorm von einer expliziten Empfehlung. Diese haben noch keine Berufserfahrung und können keine entsprechenden Arbeitszeugnisse oder Leistungsnachweise vorlegen. Doch auch Neueinsteiger müssen nicht auf die Vorteile einer Empfehlung verzichten: Ein persönlich formulierter Brief, beispielsweise vom Vorgesetzten aus dem Praxissemester, kann Wunder bewirken und die Chancen auf eine Anstellung signifikant erhöhen.
Ebenso profitieren Freiberufler von Empfehlungsschreiben. Sie können dadurch die Qualität Ihres Produktes oder Ihrer Dienstleistung bewerben und führen gleichzeitig einen zufriedenen Kunden als Testimonial ins Feld. Als Freiberufler existieren keine Arbeitszeugnisse, daher können nur auf diesem Wege neue Aufträge generiert werden.
Auch wenn Sie intern die Karriereleiter erklimmen möchten, sollten Sie die Wirkung eines Empfehlungsschreibens nicht unterschätzen. Meist müssen Sie sich hier gegen mehrere Mitbewerber - von aussen, wie von innen - behaupten. Ein positiv formulierter Brief eines Vorgesetzten, der Ihnen Führungspotenzial attestiert, kann hier den Unterschied machen. Das Gute daran: Der Empfehlungsgeber ist im Betrieb bekannt und hoffentlich als vertrauenswürdige Person anerkannt.
Ein Empfehlungsschreiben kann aber auch Sinn machen, wenn Sie sich noch in der Ausbildung befinden. Vor allem Studierende, die sich für einen Masterstudiengang oder für einen zulassungsbeschränkten Studiengang bewerben wollen, profitieren von der Empfehlung eines ehemaligen Professors. Dasselbe gilt für die Bewerbung für ein Stipendium. Ein Empfehlungsschreiben ist auch für Praktikanten eine spannende Möglichkeit, den eigenen "Marktwert" zu erhöhen. Oft sind Zeugnisse über geleistete Praktika nichtssagend. Eine entsprechende Empfehlung in der Bewerbungsmappe macht da schon einen anderen Eindruck.
Wer ist die richtige Ansprechperson für ein Empfehlungsschreiben?
Der Vorteil bei einem Empfehlungsschreiben ist, dass keine gesetzlichen Bestimmungen über Form und Inhalt existieren. Daher ist auch nicht vorgeschrieben, wer ein Empfehlungsschreiben formulieren darf und wer nicht. Natürlich sollten Sie dennoch darauf achten, wer Ihnen die Empfehlung ausstellt. Hinterfragen Sie daher immer kritisch: Ist ein Empfehlungsschreiben von Person XY für meine Karriere wirklich förderlich? Dem folgend ist der erste Ansprechpartner für ein Empfehlungsschreiben meist der Vorgesetzte, mit dem Sie aber auch wirklich konkret zusammengearbeitet haben müssen. Je höher diese Person in der Hierarchie steht, desto grösser sollte auch die Wirkung des Empfehlungsschreibens sein. Der Empfehlungsgeber sollte über einen tadellosen Ruf verfügen, im besten Falle ist dieser sogar eine Koryphäe auf seinem Gebiet und eine Empfehlung damit Goldwert.
Seien Sie sich bewusst, dass Ihr Empfehlungsschreiben vom neuen Arbeitgeber überprüft wird. Während ein positiver Brief Ihre Chancen im Bewerbungsverfahren deutlich erhöht, wird ein liebloser oder sogar unwahrer Text Ihre Disqualifikation bedeuten. Suchen Sie sich daher eine passende und aussagekräftige Person für Ihr Bewerbungsschreiben aus. Beachten Sie in jedem Fall, dass gute Leistungen tendenziell dazu führen, dass die angesprochene Person Ihnen gerne ein Schreiben ausstellt. Hier gilt also das Leistungsprinzip: Sie liefern und werden dafür belohnt. Reflektieren Sie daher im Vorfeld genau, ob Sie durch Ihre Leistung auch wirklich ein positives Empfehlungsschreiben verdient haben. Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass die andere Person nicht dazu verpflichtet ist, ein solches Schreiben zu verfassen. Waren Sie an einer Arbeitsstelle unzufrieden oder gab es Konflikte mit Kollegen oder Vorgesetzten sollten Sie hier lieber auf ein Empfehlungsschreiben verzichten.
Aufbau und Inhalt eines Empfehlungsschreibens
Ein Empfehlungsschreiben wird immer in der Ich - Form geschrieben, da der Empfehlungsgeber ja von seinen persönlichen und subjektiven Erlebnissen mit Ihnen berichtet. Der Inhalt sollte auf Ihre Stärken und Qualifikationen fokussieren. Anders formuliert: Ein Empfehlungsschreiben dreht sich um Sie als Persönlichkeit und weniger um Ihre bisherigen Tätigkeiten, da diese bereits im beigefügten Arbeitszeugnis näher beleuchtet werden. Bindende formale Kriterien gibt es bei einem Empfehlungsschreiben nicht. Hier gilt: Je authentischer und persönlicher der Brief geschrieben ist, desto besser. Das Empfehlungsschreiben darf also gerne aus der Masse herausstechen. Übertriebene Superlative sollten dennoch vermieden werden.
Trotz fehlender Vorgaben ist die formale Struktur des Schreibens wichtig. Auch diese vermittelt Professionalität und Greifbarkeit.
Briefkopf und Formalitäten:
- Der Briefkopf sollte alle wichtigen Daten (Name, Vorname, Anschrift etc.) des Empfehlungsgebers enthalten, vor allem aber die Firma / Organisation und eine direkte Telefonnummer für weitere Rückfragen.
- Ebenso muss das heutige Datum und die Anschrift des Adressaten auf dem Schreiben sein.
- Eine aussagekräftige Betreffzeile ("Empfehlungsschreiben für...") ist selbstverständlich.
Inhalt des Schreibens:
- Eine kurze Vorstellung des Empfehlungsgebers (Person und Stellung) schafft Vertrauen.
- Ebenso eine Aussage über das Verhältnis zwischen Empfehlungsgeber und Bewerber. Stellen Sie sich hier die Frage, was den Empfehlungsgeber dazu qualifiziert, eine Empfehlung für Sie zu schreiben.
- Kurze und sachliche Informationen zum Arbeitsverhältnis: Ausstellungsgrund, Qualifikationen, Erfolge, sachliche Beschreibung der Aufgaben
- Subjektive Beschreibung des Empfehlungsgebers Ihrer Person, Soft Skills und Charakterzüge. Warum sind Sie genau die richtige Person für die Stelle? Welche erzielten Erfolge können ebenfalls für den neuen Arbeitgeber interessant sein? Die Eignung für den neuen Job sollte explizit betont werden.
Schlussteil:
- Der Schlussteil sollte Datum und Unterschrift enthalten.
Nun steht die formale Struktur des Empfehlungsschreibens. Doch wo wird dieses im Bewerbungsdossier platziert? Auch wenn das Schreiben Ihre Chancen signifikant erhöhen kann, sollte die klassische Struktur einer Bewerbung erhalten bleiben. Am besten reihen Sie das Empfehlungsschreiben an vierter Stelle nach dem Anschreiben, dem Lebenslauf und den offiziellen Zeugnissen ein. Im Anschluss daran kommen weitere Zertifikate. So sehr Sie sich auch über das Empfehlungsschreiben freuen: Zunächst ist der Arbeitgeber an harten Fakten interessiert. Der Brief kann dann aber bei gleicher Eignung und Qualifikation den Unterschied ausmachen.
Checkliste: diese Punkte sind bei einem Empfehlungsschreiben besonders wichtig
Der erste Eindruck ist nicht nur im Alltagsleben entscheidend, er muss auch bei Ihrem Empfehlungsschreiben stimmen. Um dieses professionell aufzubereiten, sollten einige Formalia beachtet werden:
- Die ideale Länge für das Empfehlungsschreiben ist eine DINA 4 Seite.
- Die Rechtschreibung sollte stimmen und überprüft werden.
- Das Schreiben sollte professionell auf Firmenpapier gedruckt werden.
- Der Schreibstil sollte persönlich, emotional, aber dennoch sachlich sein.
- Auf Übertreibungen sollte verzichtet werden.
- Aus Gründen der Professionalität sollten Sie nicht in einer familiären oder freundschaftlichen Beziehung mit dem Empfehlungsgeber stehen.
- Floskeln wie in einem Arbeitszeugnis haben in einem Empfehlungsschreiben keinen Platz. Lieber aussagekräftig und auf den Punkt formulieren.
- Der Empfehlungsgeber sollte seine Kontaktdaten für mögliche Rückfragen notieren (siehe oben)
- Pro Bewerbung sollten Sie maximal drei Empfehlungsschreiben beilegen. Hier gilt: Qualität vor Quantität. Überlegen Sie im Vorfeld, welche Empfehlung Ihnen wirklich einen Vorteil verschafft.
Tipps für das Anfordern eines Empfehlungsschreibens
Für ein positives Empfehlungsschreiben ist es wichtig, dass Sie selbst aktiv werden. Behalten Sie immer im Hinterkopf: Ihr jetziger Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, ein Empfehlungsschreiben zu erstellen. Es ist eine gute Tat des Ausstellers. Dies gilt insbesondere auch für Freiberufler. Auch diese müssen unbedingt aktiv auf Ihre Kunden zugehen und nach einer Empfehlung fragen. Hier sollten vor allem Kunden angesprochen werden, mit denen Sie schon lange zusammenarbeiten und zufrieden mit Ihrer Arbeit sind. Weitere Tipps, wie Sie einen passenden Empfehlungsgeber finden, haben Sie bereits oben bekommen. Der wichtigste Punkt für ein wohlwollendes Empfehlungsschreiben ist die persönliche Bindung. Egal ob Sie Ihren Professor, Ihren Vorgesetzten oder Ihren alten Vermieter um eine Empfehlung bitten - Sie sollten schon bekannt sein und im besten Falle natürlich ein gutes Verhältnis zu der jeweiligen Person haben. Halten Sie daher auch weiterhin zu ehemaligen Vorgesetzten oder Weggefährten Kontakt, denken Sie an Geburtstage oder schreiben Sie ab und an eine nette E-Mail. Sie wissen nie, wozu diese Beziehung gut sein kann.
Der richtige Zeitpunkt ist ebenfalls entscheidend. Fragen Sie nie inmitten der hektischen Woche, sondern bitten Sie telefonisch um einen persönlichen Termin. Erläutern Sie bereits hier, worum es bei diesem Treffen gehen soll. Sie sollten dem Empfehlungsgeber auch ausreichend Vorlaufzeit geben. Das ist nicht nur höflich und professionell, sondern auch für die Qualität Ihrer Empfehlung entscheidend. Schliesslich soll sich Ihr Chef auch in Ruhe an Ihre positiven Eigenschaften erinnern können. Formulieren Sie im persönlichen Termin eine eindeutige und klare Bitte an Ihren Empfehlungsgeber. Im stressigen Alltag kann es vorkommen, dass Ihr Empfehlungsschreiben als "Last" gesehen wird. Klare Vorgaben und Erwartungen helfen Ihrem Empfehlungsgeber, diese Aufgabe schnell und effizient zu bewältigen.
Dieser Termin kann für Ihre spätere Zukunft entscheidend sein - bereiten Sie ihn daher gut vor. Es empfiehlt sich daher, beim Termin alle nötigen Unterlagen und Informationen zur neuen Arbeitsstelle griffbereit zu haben. Es kann für den Empfehlungsgeber sonst einen grossen Zeitaufwand bedeuten, alle Kriterien selbst zusammenzutragen. Dies wird sich - wegen möglichem Zeitdruck - tendenziell negativ auf die Qualität des Schreibens auswirken. Im besten Falle formulieren Sie bereits einen Text vor, welchen der Empfehlungsgeber entsprechend ergänzt oder umschreibt.
Beachten Sie im beruflichen Kontext vor allem die Diskretion. Es kann eine schlechte Idee sein, den derzeitigen Arbeitgeber nach einer Empfehlung zu fragen, vor allem dann, wenn der neue Arbeitsvertrag noch nicht unterzeichnet wurde. Eine entsprechende Anfrage sollte daher nur gestellt werden, wenn genügend Vertrauen und Offenheit vorhanden ist.
Fazit - das Empfehlungsschreiben als Türöffner
Ein Empfehlungsschreiben kann in jeglichem Bewerbungsprozess das Zünglein an der Waage sein. Sei es die neue Wohnung, die attraktive Arbeitsstelle oder der spannende Masterstudiengang - die explizite Empfehlung eines Dritten schafft immer Vertrauen und Sicherheit. Sie erhalten somit einen wertvollen Vorteil gegenüber allen anderen, die ihrer Bewerbung kein Empfehlungsschreiben beilegen. Dennoch ist hier Vorsicht geboten: Machen Sie bei der Auswahl oder Inhalt des Schreibens Fehler, kann dieser vermeintliche Vorteil sehr schnell ein schwerer Nachteil werden. Ebenfalls darf das Empfehlungsschreiben nicht überbewertet werden. Achten Sie vor allem darauf, Ihre restlichen Bewerbungsunterlagen "on point" zu halten, da diese den neuen Arbeitgeber vorrangig interessieren. Ein positives Empfehlungsschreiben ist dann der entscheidende Aspekt bei einem Bewerber, der vorher bereits hervorragend war. Treten Sie also auf jeden Fall so auf, dass Sie Ihrer Empfehlung auch gerecht werden. Trotz aller Gefahren und Stolperfallen gilt: Legen Sie Ihrer Bewerbung ein grossartiges Empfehlungsschreiben bei und halten Sie sich an die Tipps aus diesem Artikel. Dann werden sich neue Türen in Ihrem Leben wie von selbst öffnen.