Wenn Sie arbeitslos oder arbeitsuchend sind, sind Sie stets angehalten, sich um einen Arbeitsplatz zu bemühen und sich auch zu bewerben. Hochwertige Bewerbungsfotos, qualitativ gute Bewerbungsmappen und auch das Ausdrucken aller Unterlagen kosten mitunter viel Geld. Arbeitsuchende leben jedoch häufig in einer finanziell schwierigen Situation und müssen Ihre Ausgaben genau im Auge behalten.
Voraussetzungen für die Erstattung von Bewerbungskosten
Ihre Bemühungen um einen Job sollten nicht am Geld scheitern, deshalb können Sie vom Jobcenter finanziell unterstützt werden. Um in den Genuss dieser Unterstützung zu kommen, müssen Sie einige Voraussetzungen erfüllen.
Grundsätzliche Voraussetzung für eine Erstattung?
Prüfen Sie, ob Sie zu einer der folgenden Gruppen gehören:
- arbeitslos,
- von Arbeitslosigkeit bedroht,
- ausbildungssuchend.
Wenn ja, sind Sie berechtigt, einen Antrag auf Erstattung der Bewerbungskosten zu stellen.
Weitere Voraussetzungen:
- der Arbeitgeber darf keine gleichartigen Leistungen erbringen
- andere öffentlich-rechtliche Stellen sind nicht zur Zahlung gleichartiger Leistungen gesetzlich verpflichtet
- Bewerbungen müssen durch Sie selbst versandt werden
Wo können Sie direkt prüfen, ob Sie berechtigt sind?
Bevor Sie Bewerbungen versenden, lesen Sie unbedingt in Ihrer Eingliederungsvereinbarung nach, ob Sie mit Ihrem Berater auch eine Vereinbarung hinsichtlich Bewerbungen und ggf. auch zur Erstattung der anfallenden Bewerbungskosten getroffen haben.
Meistens gibt es einen Passus, in dem festgehalten wird, wie häufig Sie sich bewerben sollten. In diesem Abschnitt finden Sie auch Hinweise zur Erstattung der Ihnen im Zusammenhang mit Bewerbungen angefallenen Kosten.
Vereinbarung gefunden:
Klären Sie mit Ihrem Berater jetzt noch die Höhe der Erstattung, falls Sie keine konkreten monetären Angaben in Ihrer Eingliederungsvereinbarung finden. Meist werden pauschal 5 Euro pro Bewerbung erstattet.
In der Regen erhalten Sie ein Formular, in welchem Sie fortlaufend in einer Liste Ihre Bewerbungen eintragen. Dieses Formular dient Ihnen als Nachweis, dass Sie die einzelnen Bewerbungen auch versendet haben.
Keine Vereinbarung in der Eingliederungsvereinbarung:
Sie können einen formlosen Antrag auf Erstattung von Bewerbungskosten stellen, bitte immer BEVOR Sie Ihre Bewerbungen versenden. Es ist nicht möglich, sich entstandene Bewerbungskosten rückwirkend erstatten zu lassen. Sobald Sie das OK Ihres Beraters haben, können Sie loslegen.
Rechtliche Grundlage
Grundsätzlich gibt es keinen Rechtsanspruch auf Erstattung von Bewerbungskosten. Ob Ihnen eine Erstattung gewährt wird, liegt immer im Ermessen des Jobcenters oder der ARGE, bzw. letztendlich liegt die Entscheidung darüber bei Ihrem Berater. Diese orientieren sich dabei an gesetzlichen Grundlagen und Verordnungen.
Die Erstattung von Bewerbungskosten erfolgt auf Grundlage des SGB II + III in Verbindung mit der UBV-AO.
§ 44 SGB III (Sozialgesetzbuch III) - Förderung aus dem Vermittlungsbudget1
„Ausbildungssuchende, von Arbeitslosigkeit bedrohte Arbeitsuchende und Arbeitslose können aus dem Vermittlungsbudget der Agentur für Arbeit bei der Anbahnung oder Aufnahme einer versicherungspflichtigen Beschäftigung gefördert werden, wenn dies für die berufliche Eingliederung notwendig ist. Sie sollen insbesondere bei der Erreichung der in der Eingliederungsvereinbarung festgelegten Eingliederungsziele unterstützt werden. Die Förderung umfasst die Übernahme der angemessenen Kosten, soweit der Arbeitgeber gleichartige Leistungen nicht oder voraussichtlich nicht erbringen wird.“
Als unterstützende Leistungen werden in diesem Zusammenhang auch Kosten für die Erstellung und Versendung von Bewerbungsunterlagen (Bewerbungskosten) übernommen. Prüfen Sie, ggf. zusammen mit Ihrem Berater, ob Sie die Förderung aus dem Vermittlungsbudget vereinbart haben.
§ 3 UBV-AO (Anordnung zur Unterstützung der Beratung und Vermittlung) – Pauschalierung von Bewerbungskosten
Pauschalierungen bei der Erstattung von Bewerbungskosten sind zulässig und werden nach Ermessen des Bearbeiters gewährt, wobei sich inzwischen ein Pauschalbetrag in Höhe von 5,- Euro pro Bewerbung etabliert hat. Auch hier gilt, fragen Sie vorher nach, falls Sie in Ihren Unterlagen keine Vereinbarung dazu finden können.
Wo wird eine Bewerbungskosten-Erstattung beantragt?
Unabhängig davon, ob Sie ALG I oder ALG II (Hartz 4) beziehen, das Antragsformular ist in beiden Fällen das gleiche.
Wenn sie ALG 1 beziehen, können Sie sich die Bewerbungskosten von der Agentur für Arbeit erstatten lassen, bei der Sie gemeldet sind bzw. von welcher Sie Leistungen beziehen.
Als Hartz 4- Empfänger (ALG II) erhalten Sie die Bewerbungskostenerstattung von Ihrem Jobcenter bzw. der ARGE.
WICHTIG: Stellen Sie einen Antrag auf Erstattung immer bevor Sie Ihre Bewerbungen versenden, da Sie keine Erstattung für vergangene Bewerbungen erhalten, die vor dem Antragsdatum versendet wurden.
Was gehört zu den Bewerbungskosten
In der Bewerbungsphase fallen sehr unterschiedliche Kosten an, welche Sie unter Umständen auch erst glaubhaft nachweisen müssen.
Bewerbungsmaterialien
- Bewerbungsmappen, Klarsichthüllen
- Briefpapier, Briefumschläge, Porto
- Druckerpatronen, Kopien
- Stifte, Füller (für Ihre Unterschrift)
Eigenmarketing
- Bewerbungsfotos
- Designs für Lebenslauf, Bewerbungsunterlagen
- Bewerbungsvideo, Bewerbungshomepage
- Eintritt für Jobmessen,
- Stellengesuche schalten, auch online
- Zugang zu Jobportalen und Bewerberdatenbanken
- Telefon- und Internetkosten (anteilig)
Recherche und Dienstleistungen
- Bücher, Zeitschriften
- Bewerbungsratgeber, Coaching und Training für Bewerber
- Übersetzungskosten, Beglaubigungen
Reisekosten
Hier gilt, werden Sie zum Vorstellungsgespräch eingeladen, werden die Fahrtkosten vom einladenden Unternehmen übernommen. Das gilt sowohl für die Hin- und Rückfahrt als auch für anfallende Übernachtungs- und Verpflegungskosten.
Wie hoch ist der Erstattungsbetrag?
Es gibt keine gesetzliche Regelung über die Höhe des Erstattungsbetrages. Ein Pauschalbetrag in Höhe von 5 Euro wird jedoch mittlerweile von den Jobcentern am häufigsten gewählt.
Die finanzielle Unterstützung durch das Jobcenter oder die ARGE erfolgt entweder als Erstattung der Bewerbungskosten nach tatsächlichen Kosten, welche Sie mittels Belege, Quittungen u.ä. nachweisen, oder als Pauschale. Dabei ist es unerheblich, ob Sie sich schriftlich oder online direkt auf eine ausgeschriebene Stelle bewerben oder per Initiativbewerbung.
Schriftliche Bewerbungen:
Die Kosten für die Erstellung und Versendung Ihrer Bewerbungsunterlagen werden vom Jobcenter bis zu einer Höhe von 260,00 Euro im Jahr erstattet. Diese Kosten weisen Sie entweder einzeln für jede Bewerbung mittels Belege oder Quittungen nach, oder Sie wählen die pauschale Erstattung in Höhe von 5,00 Euro pro Bewerbung.
Online-Bewerbungen oder Bewerbungen via Online-Portal:
Auch für Bewerbungen, die online erfolgen, erhalten Sie eine Erstattung. Diese liegt bei 0,20 EUR pro Bewerbung. Aber auch hier gilt der Höchstbetrag von 260,00 EUR im Jahr.
Für alle Bewerbungskostenerstattungen gilt, übersteigen Ihre Bewerbungskosten pro Jahr diesen Betrag, müssen Sie die Differenz aus Ihrer Regelleistung selbst zahlen.
Wie stellen Sie den Antrag?
Noch einmal zur Erinnerung, den Antrag auf Erstattung Ihrer Bewerbungskosten müssen Sie unbedingt VORAB stellen.
Formloser Antrag
Sollten Sie keine Vereinbarung zur Erstattung Ihrer Bewerbungskosten in Ihrer Eingliederungsvereinbarung finden, können Sie einen formlosen Antrag stellen. Das bedeutet, dass Sie ein Schreiben bzw. einen Brief mit folgenden Angaben aufsetzen:
- Ihre Kontaktdaten (Absender)
- Adresse des für Sie zuständigen Jobcenter / ARGE (Empfänger)
- Ort, Datum
- Betreff: Ihre Vermittlungs- oder Kundennummer + Antrag auf Erstattung von Bewerbungskosten
- Haupttext: Geben Sie an, dass Sie die Kosten für Ihre Bewerbung an die Firma XY erstattet haben möchten und bitten um Übermittlung des Antragsformulars per Post oder per E-Mail.
- Grußformel und Unterschrift
Beispieltext:
„Sehr geehrte Damen und Herren, oder
Sehr geehrte Frau … / Sehr geehrter Herr …,ich möchte mich bei einigen Unternehmen bewerben und stelle hierfür einen Antrag auf Erstattung von Bewerbungskosten aus dem Vermittlungsbudget.
Bitte teilen Sie mir mit, welche Kosten, in welcher Höhe und bis zu welchem Gesamtbetrag vom Jobcenter übernommen werden.
Sie erreichen mich per Post oder per E-Mail.
Mit freundlichen Grüßen“
Senden Sie den Brief am besten direkt zu Händen Ihres persönlichen Beraters, so ist eine schnelle Bearbeitung gewährleistet.
Antragsformular
Wenn in Ihrer Eingliederungsvereinbarung festgehalten wurde, dass Sie sich bewerben sollen, haben Sie ggf. auch einen Antrag auf Erstattung Ihrer Bewerbungskosten sowie eine Liste für Ihre Bewerbungen erhalten.
Falls nicht, können sich das Antragsformular auf den Webseiten vieler Jobcenter bereits downloaden. Gehen sie hierzu in den Download- bzw. Formularbereich Ihres zuständigen Jobcenters / ARGE.
Die meisten Berater sind heutzutage auch per E-Mail erreichbar. Sie können auch auf diesem Wege um die Zusendung des Antragsformulars bitten.
Auszufüllende Felder im Antragsformular:
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- Ihre Kontaktdaten
- Ihre Vermittlungsnummer bzw. das Aktenzeichen, unter dem Sie sonst korrespondieren
- die Anzahl der Bewerbungen*, für die Sie eine Erstattung beantragen möchten
- Ihre Bankverbindung
- Ort, Datum und Unterschrift
* Orientieren Sie sich ggf. an der Zahl der vereinbarten Bewerbungen, die Sie lt. Eingliederungs-vereinbarung pro Monat absenden sollen.
ACHTUNG: Minijobs und nicht versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse fallen aus dieser Regelung raus. Für solche Jobs können Sie keine Erstattung der Bewerbungskosten beantragen. Bei Unklarheiten wenden Sie sich am besten an Ihren Berater.
Nachweis der Bewerbungen
Mit dem Antragsformular erhalten Sie ein Formular, in dem Sie fortlaufend Ihre Bewerbungen eintragen können. Diese Liste dient als Nachweis und ist ausschlaggebend für die Höhe der Erstattungen.
Bild einfügen: HTE Bewerbungskosten erstatten, Nachweis Bewerbungen Screenshot
**Folgende Angaben werden in so einer Liste gemacht: **
- Firmenname und Adresse
- beworben am (Datum der Bewerbung)
- Art der Kontaktaufnahme (schriftlich, telefonisch, persönlich, online)
- Ansprechpartner und Telefon
- beworben als (Stellenbezeichnung)
- Quelle (wo haben Sie von der Stelle erfahren? Zeitung, Internet, initiativ)
- Ergebnis in Stichworten (Kontaktaufnahmebogen des Jobcenters, Zusage, Absage)
Ganz wichtig zu wissen, Sie müssen Ihre Bewerbung und das Ergebnis nachweisen. Dies können Sie folgendermaßen tun:
- Bewerbungsschreiben / Anschreiben
- Eingangsbestätigung des Unternehmens
- Einladung zum Vorstellungsgespräch
- Zu- oder Absage